5 Möglichkeiten, wie Führungskräfte die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern können

Laut dem Global Leadership Forecast 2023 von DDI ist die Wahrscheinlichkeit, dass Führungskräfte innerhalb eines Jahres das Unternehmen verlassen wollen, 3,5-mal höher, wenn sie glauben, dass die Führungskräfte ihres Unternehmens über ineffektive zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen. Diese Studie zeigt, wie wichtig effektive Kommunikation für die Bindung talentierter Mitarbeiter ist. Es ist auch ein starkes Argument für die Entwicklung der Kommunikationsfähigkeiten von Führungskräften . In diesem Blog gehen wir darauf ein, wie ineffektive Kommunikation aussehen kann, und bieten einen Rahmen für die Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz.

Kommunikation am Arbeitsplatz schief gelaufen

In den geschäftigen Büros eines Tech-Startups widmete sich Alex, ein talentierter Softwareentwickler, mit Leidenschaft der Entwicklung innovativer Lösungen für das Unternehmen.

Die Kommunikation zwischen Alex und ihrer Managerin Kim war jedoch angespannt. Der Ärger begann, als dem Team ein Projekt mit hohem Einsatz und engen Fristen zugewiesen wurde. Kim hat zwar gute Absichten, könnte aber ein Mikromanager sein. Sie kommunizierte ihre Erwartungen oft in einer Weise, die wenig Raum für Klärungen ließ.

Je weiter das Projekt voranschritt, desto unklarer wurden Kims Anweisungen, was Alex frustrierte. Um eine Klärung herbeizuführen, vereinbarte Alex mehrere Einzelgespräche mit Kim. Aber diese Begegnungen schienen das Problem nur noch zu verschlimmern. Kim, überwältigt von ihrer Arbeit, tat Alex' Bedenken hastig ab, so dass sie sich ungehört und unterschätzt fühlten.

Der Knackpunkt ereignete sich während einer entscheidenden Projektbesprechung. Kim kritisierte Alex' Arbeit vor dem gesamten Team, ohne konstruktives Feedback zu geben oder ihre Bemühungen zu würdigen. Diese öffentliche Rüge demütigte Alex nicht nur, sondern zeugte auch von mangelndem Vertrauen.

Alex fühlte sich entfremdet und entmutigt und beschloss, dass es an der Zeit war, das Unternehmen zu verlassen. Die schlechte Kommunikation und der wahrgenommene Mangel an Unterstützung durch die Führung wurden zu viel. Alex trat zurück und hinterließ eine Lücke im Team, die mit effektiver und einfühlsamer Kommunikation hätte vermieden werden können.

Warum ist eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz wichtig?

In jeder Arbeitsvereinbarung, ob virtuell, persönlich oder hybrid, ist effektive Kommunikation der Grundstein für den Erfolg. Es schafft Vertrauen, fördert das Engagement der Mitarbeiter, reduziert Konflikte, optimiert die Zusammenarbeit und steigert die Produktivität. Manager, die die Erwartungen an die Arbeit im Voraus mitteilen, minimieren Verwirrung und frustrierende Missverständnisse.

Dies ist besonders wichtig in virtuellen Umgebungen, in denen sich Führungskräfte nicht in gleichem Maße auf nonverbale Hinweise wie Körpersprache, Mimik und Tonfall verlassen können wie persönlich.

5 Möglichkeiten, wie Sie Ihren Führungskräften helfen können, die Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern

HR- und L&D-Experten können Führungskräfte mit den Fähigkeiten ausstatten, eine Kultur der effektiven, offenen Kommunikation am Arbeitsplatz zu kultivieren.

Die 5 Schlüsselprinzipien für effektive Interaktionen von DDI sind ein evidenzbasierter Rahmen, um Führungskräfte auf Erfolgskurs zu bringen. Aus diesem Grund sollten sie die Grundlage jeder erfolgreichen Kommunikationsstrategie sein.

Was sind die 5 wichtigsten Prinzipien von DDI für eine effektive Kommunikation?

Die Grundprinzipien von DDI dienen als leistungsstarker Rahmen, der eine Unternehmenskultur des Respekts, der Inklusivität und der Empathie prägt. Sie gehen über individuelle Handlungen hinaus und schaffen gemeinsam ein psychologisch sicheres Arbeitsumfeld.

Wenn Führungskräfte Schlüsselprinzipien anwenden, kultivieren sie einen sicheren, kollaborativen, respektvollen und vertrauensvollen Arbeitsplatz, an dem die Mitarbeiter ihr Bestes geben und wachsen können. Um am Arbeitsplatz stark zu kommunizieren und eine positive Unternehmenskultur zu fördern, sollten Führungskräfte:

• Aufrechterhaltung und Verbesserung des Selbstwertgefühls.
• Hören Sie aktiv zu und reagieren Sie mit Empathie.
• Bitten Sie um Hilfe und ermutigen Sie zum Engagement.
• Bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie Gedanken, Gefühle und Begründungen teilen.
• Bauen Sie Eigenverantwortung auf, indem Sie Unterstützung leisten, ohne die Verantwortung zu übernehmen.

1. Bewahren oder verbessern Sie das Selbstwertgefühl

Wenn sich Mitarbeiter respektiert und wertgeschätzt fühlen, sind sie tendenziell auch motivierter und engagierter für ihre Arbeit. Ein hohes Selbstwertgefühl erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter Verantwortung teilen, sich Herausforderungen stellen, sich an Veränderungen anpassen und neue Lösungen anbieten. Es ist zwar wichtig, das Selbstwertgefühl eines Teammitglieds aufrechtzuerhalten, wenn es mit geringer Leistung zu kämpfen hat, aber es ist auch wichtig, das Selbstwertgefühl zu stärken, indem großartige Arbeit anerkannt wird.

Beispiel #1: Bewahren Sie Ihr Selbstwertgefühl in einem Gespräch mit geringer Leistung

Führungskräfte sollten den richtigen Zeitpunkt und das richtige Umfeld für Gespräche über schlechte Leistung in Betracht ziehen. Stellen Sie sicher, dass genügend Zeit vorhanden ist, um die Herausforderung und die nächsten Schritte in einer neutralen und angenehmen Umgebung vollständig zu besprechen. Beginnen Sie damit, die Stärken und Beiträge des Mitarbeiters anzuerkennen, und heben Sie konkrete Beispiele hervor, bei denen sich die Arbeit des Mitarbeiters positiv auf das Team ausgewirkt hat:

"Sam, ich schätze dein Engagement und die Mühe, die du in unser jüngstes Projekt gesteckt hast. Ihre Liebe zum Detail und Ihre Kreativität waren wertvoll für das Team."

Als nächstes ist es wichtig, Beobachtungen auf nicht-konfrontative Weise zu teilen. Verwenden Sie konkrete Beispiele, um Bedenken zu veranschaulichen, und konzentrieren Sie sich dabei auf Verhaltensweisen und nicht auf persönliche Eigenschaften:

"Mir ist aufgefallen, dass einige Projektfristen nicht eingehalten werden und die Qualität Ihrer Arbeit abgenommen zu haben scheint. Ich möchte verstehen, ob es irgendwelche Herausforderungen gibt, mit denen Sie konfrontiert sind."

Führungskräfte sollten den Mitarbeiter einbeziehen, indem sie nach seiner Perspektive fragen. Dies fördert das Gefühl der Eigenverantwortung und fördert eine offene Kommunikation.

"Ich bin daran interessiert, Ihre Gedanken darüber zu hören, was diese Herausforderungen verursachen könnte. Hindert Sie irgendetwas daran, Fristen einzuhalten oder Ihre beste Arbeit zu leisten?"

Führungskräfte sollten nicht vergessen, Unterstützung und Ressourcen anzubieten, um dem Mitarbeiter zu helfen:

"Ich möchte dir helfen, alle Hindernisse zu überwinden. Benötigen Sie Ressourcen oder zusätzliche Unterstützung? Lassen Sie uns gemeinsam Lösungen finden, die Ihnen helfen können, Ihr gewohntes Leistungsniveau wiederzuerlangen."

Bekräftigen Sie dann abschließend den Wert des Mitarbeiters und drücken Sie sein Vertrauen in seine Verbesserungsfähigkeit aus:

"Sam, deine Beiträge sind von entscheidender Bedeutung, und ich glaube an deine Fähigkeit, diese Herausforderungen zu meistern. Lassen Sie uns zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, um erfolgreich zu sein."

Beispiel #2: Steigern Sie das Selbstwertgefühl in einem Anerkennungsgespräch

Während viele Führungskräfte erkennen, wie wichtig es ist, mit ihren Mitarbeitern über schlechte Leistung zu sprechen, werden Gespräche zur Anerkennung guter Arbeit oft übersehen. Diese Art von Gesprächen ist jedoch ebenso wichtig.

Ähnlich wie bei einem Gespräch mit geringer Leistung sind der richtige Zeitpunkt und die richtige Einstellung für ein Anerkennungsgespräch wichtig, um Privatsphäre und Konzentration zu gewährleisten. Beginnen Sie das Gespräch, indem Sie bestimmte Leistungen und Verhaltensweisen hervorheben, die zum Erfolg des Teams beigetragen haben:

"Emily, ich wollte mir einen Moment Zeit nehmen, um deine herausragende Leistung in letzter Zeit zu würdigen. Ihre Liebe zum Detail und Ihre Fähigkeit, beim letzten Projekt enge Fristen einzuhalten, waren wirklich lobenswert."

Führungskräfte sollten auch die Beiträge des Mitarbeiters mit den allgemeinen Zielen und dem Erfolg des Teams oder Unternehmens in Verbindung bringen:

"Ihre Liebe zum Detail hat nicht nur die Qualität sichergestellt, sondern auch eine wichtige Rolle beim Erreichen unserer Projektmeilensteine gespielt, was für den Gesamterfolg unseres Teams entscheidend ist."

Darüber hinaus ist es wichtig, die Wertschätzung für die einzigartigen Qualitäten und Beiträge des Mitarbeiters auszudrücken, um sicherzustellen, dass er sich bewusst ist, dass seine Bemühungen geschätzt werden:

"Ich schätze Ihr Engagement für Exzellenz. Ihre Arbeitsmoral und Ihre positive Einstellung schaffen eine motivierende Atmosphäre im Team."

Schließlich sollten Führungskräfte ihre Mitarbeiter ermutigen, ihre außergewöhnliche Arbeit fortzusetzen, und ihr Vertrauen in ihre Fähigkeit zum Ausdruck bringen, kontinuierlich positive Beiträge zu leisten:

"Ich möchte Sie ermutigen, die fantastische Arbeit fortzusetzen. Ihre Beiträge sind ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs unseres Teams, und ich habe keinen Zweifel daran, dass Sie weiterhin hervorragende Leistungen erbringen werden."

Durch die Anerkennung der Leistungen eines Mitarbeiters stärken Führungskräfte eine Kultur der Wertschätzung innerhalb ihres Teams, die motivieren und Engagement für kontinuierliche Spitzenleistungen aufbauen kann.

2. Hören Sie zu und reagieren Sie mit Empathie

Ein guter Zuhörer zu sein, ist eine wichtige Führungskompetenz. Es erfordert eine Kombination aus Empathie, Geduld und aktivem Engagement. Als geübter Zuhörer müssen sich Führungskräfte verbaler und nonverbaler Hinweise bewusst sein und ein Umfeld schaffen, in dem sich der Einzelne gehört und wertgeschätzt fühlt.

Mit anderen Worten, die Führungskraft muss ihre emotionale Intelligenz (EQ) nutzen. Wenn ein Mitarbeiter seine Emotionen ausdrückt, hört eine Führungskraft mit guten Zuhörfähigkeiten und hohem EQ die Worte und erkennt zugrunde liegende Gefühle. Eine Kommunikation, die Emotionen anerkennt und Verständnis zeigt, hilft Führungskräften, starke zwischenmenschliche Bindungen aufzubauen. Es befähigt sie auch, Bedenken wirksam anzugehen. Dies schafft Vertrauen, Verständnis und Zusammenarbeit.

Einen Haken gibt es allerdings. Die Komplexität der Emotionen macht es fast unmöglich, es immer richtig zu machen. Du denkst vielleicht, dass du weißt, was jemand fühlt, basierend auf der Situation und deiner Interpretation seiner verbalen Kommunikation, aber das ist vielleicht überhaupt nicht das, was für ihn passiert. Deshalb ist es wichtig, nach dem Ausdruck von Empathie eine Pause einzulegen und dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, seine Emotionen zu korrigieren oder zu klären.

In Face-to-Face-Interaktionen bietet die Beachtung nonverbaler Hinweise wie Mimik, Tonfall und Körpersprache ebenfalls wertvolle Erkenntnisse. Die Verwendung von Werkzeugen wie der Empathieformel bietet einen strukturierten Ansatz, um Empathie auszudrücken. Es hilft Ihnen, ein tieferes Verständnis für die emotionale Landschaft innerhalb eines Gesprächs zu bekommen.

Die Empathieformel funktioniert folgendermaßen:

"Es hört sich so an, als würdest du dich wegen [Tatsache] fühlen."

Es muss nicht genau so gesagt werden. Jede Führungskraft sollte ihren eigenen Stil finden, um die Empathieformel zu verwenden. Wie auch immer Sie die Empathieformel verwenden, das Ziel ist es, ein klares Verständnis dafür zu erlangen, wie sich der Mitarbeiter fühlt und was ihn dazu veranlasst, sich so zu fühlen.

3. Bitten Sie um Hilfe und ermutigen Sie zum Engagement

Die Förderung des Engagements und die Suche nach Input von Mitarbeitern ist ein wirksames Mittel, um das volle Potenzial eines Teams freizusetzen. Indem sie aktiv nach ihren Gedanken und Meinungen suchen, nutzen Führungskräfte nicht nur die kollektive Intelligenz innerhalb der Gruppe, sondern vermitteln auch ein Gefühl der Eigenverantwortung und des Engagements.

Wenn Menschen das Gefühl haben, dass ihre Ideen zur Gesamtvision und den Zielen beitragen, investieren sie mehr in den Erfolg der Projekte, die sie durchführen. Der Schlüssel liegt darin, diese Ideen durch durchdachte und offene Fragen freizusetzen. Die effektivsten beginnen mit dem "Was", "Wie", "Warum" oder "Wer". Auf diese Weise strukturierte Fragen fordern die Teammitglieder auf, Erkenntnisse, Vorschläge und neue Lösungen auszutauschen.

Einige Beispiele:

• "Welcher Ansatz wäre Ihrer Meinung nach am effektivsten, um die Herausforderungen dieses Projekts zu bewältigen?"
• "Wie würden Sie diese neue Initiative umsetzen, um ihre Wirkung zu maximieren?"
• "Warum glauben Sie, dass dies verbessert werden könnte, und welche Vorschläge haben Sie, um es besser zu machen?"
• "Wer wäre Ihrer Meinung nach der beste Partner und warum?"
• "Wie können wir unsere Kommunikation verbessern, um sicherzustellen, dass die Stimmen aller gehört und Ideen ausgetauscht werden?"
• "Warum ist Ihnen dieses Ziel wichtig und welche Ideen haben Sie, um es zu erreichen?"

Dieser integrative Ansatz schafft ein kollaboratives Umfeld. Es stellt auch sicher, dass Ideen von denjenigen stammen, die für ihre Umsetzung von wesentlicher Bedeutung sind, wodurch Engagement aufgebaut und die Erfolgswahrscheinlichkeit erhöht wird.

4. Bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie Gedanken, Gefühle und Begründungen teilen

Der Aufbau von Vertrauen innerhalb eines Teams ist ein nuancierter Prozess, der Transparenz und Verletzlichkeit beinhaltet. Eine bewährte Strategie, um Vertrauen aufzubauen, ist die Bereitschaft, Ihre Gedanken, Gefühle und Beweggründe offenzulegen, auch wenn es eine Herausforderung sein mag.

Führungskräfte, die das "Warum" hinter ihren Entscheidungen und Ideen anbieten, schaffen eine Grundlage des Verständnisses. Diese Ehrlichkeit, auch in schwierigen Situationen, schafft Authentizität und Offenheit. Indem sie den Teammitgliedern erlauben, ihre Denkprozesse zu sehen, zeigen Führungskräfte ein Maß an Verletzlichkeit, das ihre Führung stärkt. Diese Authentizität kommt bei den Mitarbeitern gut an und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihre Perspektiven und Sorgen teilen.

Durch die Schaffung einer Kultur der offenen Kommunikation bauen Führungskräfte Vertrauen auf und legen den Grundstein für kollaborative Problemlösungen und gemeinsamen Erfolg.

Das könnte in etwa so klingen:

"Ich habe gehört, dass Sie sich Sorgen um die neue Geschäftsstrategie machen. Um ehrlich zu sein, war ich auch besorgt, bis ich die Gründe verstand. Lassen Sie mich sie mit Ihnen teilen."

Oder:

"Ich verstehe, dass Sie frustriert sind, dass ich diese Arbeit an jemand anderen delegiert habe. Lassen Sie mich erklären, warum ich diese Entscheidung getroffen habe."

Indem sie ihre Gedanken und Gefühle offen teilen, schaffen Führungskräfte ein Umfeld des Vertrauens und der Zusammenarbeit.

5. Bauen Sie Eigenverantwortung auf, indem Sie Unterstützung bieten

Delegieren ist eine Fähigkeit, mit der viele Führungskräfte zu kämpfen haben. Es kann verlockend sein, einzuspringen und die Verantwortung für eine Aufgabe oder einen Auftrag zu übernehmen, wenn Herausforderungen auftreten. Manchmal glauben Führungskräfte, dass sie den Prozess beschleunigen können, weil sie mehr Erfahrung haben als ihre Teammitglieder. Dieser Ansatz kann jedoch unbeabsichtigt das Selbstvertrauen ihrer Teammitglieder beeinträchtigen.

Eine effektivere Strategie besteht darin, Unterstützung für den Erfolg anzubieten und gleichzeitig die Verantwortung bei den beteiligten Personen zu behalten. Dieser Ansatz schafft nicht nur ein Gefühl der Eigenverantwortung für den Auftrag, sondern trägt auch zu ihrer beruflichen Entwicklung bei. Führungskräfte können Unterstützung bieten, indem sie Anleitung, Ressourcen und Mentoring anbieten. Regelmäßige Check-ins und eine offene Kommunikation sorgen dafür, dass sich die Teammitglieder unterstützt fühlen und gleichzeitig ihre Verantwortung behalten. Es ist auch wichtig, dass Führungskräfte Vertrauen in die Fähigkeit ihrer Teammitglieder haben, Verantwortung zu übernehmen.

Das könnte so klingen:

"Ich weiß, dass Sie in der Lage sein werden, eine Lösung zu finden. Wenn Sie mich als Resonanzboden für Ihre Ideen brauchen, können wir ein Treffen vereinbaren."

"Ich bin zuversichtlich, dass Sie dieses Verkaufsgespräch hervorragend abschließen werden. Wenn Sie Daten benötigen, um Ihren Fall zu untermauern, kann ich Sie mit der richtigen Person in Kontakt bringen."

Dieser Ansatz schafft ein kollaboratives und befähigendes Umfeld, das das Wachstum und die Autonomie der Teammitglieder fördert.

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie in unserem Blog, wie Führungskräfte Vertrauen aufbauen können: 7 Wege, wie die besten Führungskräfte Vertrauen am Arbeitsplatz aufbauen

Stephanie Scherle ist Consulting Associate bei DDI. Wenn sie nicht gerade Kunden dabei unterstützt, das Beste aus den Lösungen von DDI herauszuholen, ist sie höchstwahrscheinlich auf der Suche nach den neuesten Ergänzungen der Londoner Restaurantszene, da sie eine große Leidenschaft für gutes Essen hat.