Wie man Arbeit delegiert und warum es für Führungskräfte wichtig ist

Die besten Führungskräfte sind Meister im Delegieren. Warum? Sie wissen, wie sie ihre Teams in die Lage versetzen können, ihre Arbeit zu erledigen. Aber es geht nicht nur darum, die Arbeit zu erledigen oder zu wissen, wie man Aufgaben am besten teilt. Es geht auch darum, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeiter stolz auf ihre Arbeit sind und diese ihr Eigen nennen können. Dies sind die entscheidenden Teile, um zu lernen, wie man Arbeit effektiv delegiert.

Aber was ist Delegieren und warum sollten Führungskräfte es tun? Was kann Führungskräfte davon abhalten, zu delegieren? Und was können Unternehmen tun, um ihren Führungskräften beizubringen, besser zu delegieren? Diese und weitere Fragen werden wir in diesem Beitrag behandeln.

Was ist Delegieren?

Kurz gesagt, Delegieren bedeutet, die richtige Arbeit den richtigen Personen zuzuweisen. Beim Delegieren von Arbeit geht es sowohl darum, eine Aufgabe zu teilen, als auch um die Entscheidungsverantwortung, um das Engagement anderer zu erhöhen, Ergebnisse zu beschleunigen und Fähigkeiten aufzubauen.

Beim delegierenden Führungsstil, einem der vier Führungsstile, die im situativen Führungsmodell behandelt werden, geht es darum, dass Führungskräfte Autorität und Verantwortung mit ihren Mitarbeitern teilen.

Was hält Führungskräfte davon ab, zu delegieren?

Es mag den Anschein haben, dass es auf diese Frage eine offensichtliche Antwort gibt: Führungskräfte können unmöglich die ganze Arbeit selbst erledigen. Deshalb haben sie ein Team, um es zu vervollständigen.

Viele Führungskräfte zögern jedoch, zu delegieren, vor allem, wenn sie neu in ihrer Rolle sind. Was Führungskräfte davon abhält, zu delegieren , kann eine ganze Reihe von Dingen sein. In einigen Fällen leiten sie vielleicht ein Team von Leuten, die früher ihre Kollegen waren, und fühlen sich unwohl, wenn sie ihren Freunden sagen, was sie tun sollen.

In anderen Fällen sind sie vielleicht einfach daran gewöhnt, das Arbeitstier des Teams zu sein. Viele Führungskräfte werden in ihre Rollen befördert, weil sie Leistungsträger sind. Sie sind bereit, jede Aufgabe anzunehmen und helfen immer einem Teammitglied. Infolgedessen haben sie das Gefühl, dass sie sich ihrer Verantwortung entziehen, indem sie die Arbeit an jemand anderen weitergeben.

Es kann auch sein, dass sie ihrem Team einfach nicht vertrauen . Leistungsstarke Führungskräfte können manchmal Perfektionisten sein, die Schwierigkeiten haben , Aufgaben auf operativer Ebene loszulassen , um sich stattdessen auf das große Ganze zu konzentrieren. Überraschenderweise ist dies ein häufiger Stolperstein auf allen Ebenen, von neuen Managern bis hin zur C-Suite.

Führungskräfte mögen mit Verletzlichkeit zu kämpfen haben, weil sie perfekt erscheinen wollen, aber die Forschung von DDI zeigt, dass Verletzlichkeit Vertrauen schafft. Führungskräfte müssen an ihre Teams delegieren, auch wenn sie nicht alle Antworten kennen.

Die Kosten des Nicht-Delegierens

Die Zurückhaltung von Führungskräften beim Delegieren ist mit hohen Kosten verbunden. Wenn Führungskräfte mehr Arbeit übernehmen, werden sie überfordert und gestresst. Sie können sogar komplett ausbrennen und aufhören. Die neueste Studie Global Leadership Forecast 2023 von DDI unterstützt dies, da 70 % der befragten Führungskräfte unter 35 Jahren angeben, dass sie sich am Ende eines jeden Tages erschöpft fühlen, wobei die Raten bei Frauen und Minderheiten sogar noch höher sind.

Gleichzeitig ist ihr Team wahrscheinlich auch frustriert. Sie haben weder das Gefühl, dass sie genug beitragen, noch haben sie die Autorität, ihre Arbeit so zu erledigen, wie sie es für richtig halten. Sie werden wahrscheinlich am Ende nicht mehr engagiert sein oder anfangen, ihren Lebenslauf für eine andere Rolle aufzupolieren.

Wie Führungskräfte andere durch Delegation befähigen können

Führungskräfte, die wissen, wie man effektiv delegiert, gehen über die Erledigung einer Aufgabe hinaus.  Sie befähigen andere , zu wachsen, zu lernen und ihr Bestes zu geben. Und es gibt einige wichtige positive Ergebnisse:

• Teammitglieder sind kreativer und erzielen mit 3,9-mal höherer Wahrscheinlichkeit innovative/kreative Ergebnisse.
• Teammitglieder ergreifen mehr Initiative und gehen mit 4,2-mal höherer Wahrscheinlichkeit über ihre Stellenbeschreibung hinaus.
• Teammitglieder erbringen bessere Leistungen und werden mit 2,2-mal höherer Wahrscheinlichkeit als Leistungsträger eingestuft.
• Das Team hat höhere Standards und hat mit 1,9-mal höherer Wahrscheinlichkeit hohe Leistungsstandards.

Mitarbeiter fühlen sich oft zufriedener in ihrer Rolle, wenn sie mehr Autorität haben, was bedeutet, dass sie weniger wahrscheinlich gehen. Die meisten Mitarbeiter gedeihen in einem Umfeld, in dem sie mehr Freiheit haben, sich weiterzuentwickeln. Diese Art von Umfeld kann sie dazu bringen, in ihrer Karriere schneller zu wachsen, was auch sehr befriedigend sein kann.

Natürlich besteht die Gefahr, dass Führungskräfte möglicherweise zu viel delegieren. Woran erkennst du, dass du zu viel delegierst? Möglicherweise sehen Sie ein erschöpftes und verwirrtes Team, das sich möglicherweise gegen zugewiesene Arbeit sträubt. Sie werden auch feststellen, dass die Mitarbeiter Fristen für die Erledigung der Arbeit verpassen. Oder sie haben so viele Fragen zu ihren Projekten, dass sie einfach ins Stocken geraten und keine Motivation mehr haben, sie zu Ende zu bringen. Wenn Führungskräfte eines dieser Anzeichen bemerken, sollten sie mit ihrem Team über ihre Bedenken sprechen und eine Neuzuweisung von Projekten oder die Sicherung weiterer Ressourcen in Betracht ziehen.

Wann sollten Führungskräfte delegieren?

Ein wichtiger Teil der effektiven Delegation besteht darin, zu verstehen, wann es zu tun ist. Eine gute Führungskraft weiß beispielsweise, wann sie Aufgaben an einen Mitarbeiter im Team delegieren muss, von dem sie merkt, dass er einen Vertrauensschub gebrauchen könnte. Und eine bessere Führungskraft weiß, wie man für Chancen delegiert. Aber was bedeutet das?

Anstatt immer die gleichen Superstars mit wichtigen Projekten zu beauftragen, gibt der Teamleiter jedem im Team die Möglichkeit, regelmäßig anspruchsvollere Aufgaben zu erledigen. Die Führungskraft macht sich viele Gedanken darüber, wer Chancen erhält. Sie denken immer an die Fähigkeiten, den Entwicklungsbedarf, die Motivatoren und die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters, wenn es um die Zuweisung von Aufgaben geht.

Führungskräfte müssen auch überlegen, was sie nicht delegieren sollten. Zum Beispiel sollten sie niemals Dinge delegieren, die sich auf die Kernaufgaben einer Führungskraft beziehen, wie z. B. Vergütungsentscheidungen oder Leistungsentscheidungen. Sie sollten auch niemals etwas delegieren, was ihnen gesetzliche oder geschäftliche Vorschriften nicht erlauben.

Aber das lässt immer noch eine Menge Grauzone. Hier sind einige Fragen, die Sie stellen können, wenn Sie entscheiden, ob Sie eine Aufgabe delegieren möchten.

Was Sie beachten sollten, bevor Sie Arbeit delegieren

Delegieren muss über das bloße Zuweisen einer Aufgabe hinausgehen. Es muss mit Bedacht und mit der richtigen Balance der Richtung von der Führungskraft gemacht werden.

Folgendes sollten Sie beachten, bevor Sie Arbeit delegieren:

1. Was ist der gewünschte Output? Wie wird die erledigte Aufgabe aussehen? Wie werden Sie beurteilen, ob es gut abgeschlossen ist oder nicht?
2. Was ist die Bedeutung der Aufgabe? Wie wichtig ist diese zugewiesene Aufgabe für das Team? Wie wichtig ist diese übertragene Aufgabe für das Unternehmen?
3. Delegieren Sie Autorität angemessen? Welche wichtigen Entscheidungen müssen während des Projekts getroffen werden? Wird die Person oder das Team die Befugnis haben, wichtige Entscheidungen zu treffen?
4. An wen sollten Sie die Arbeit delegieren? Wer hat die Fähigkeiten, diese Arbeit zu erledigen? Wer hat die Motivation? Gibt es jemanden, der sich für die Arbeit interessieren könnte, die Sie vorher noch nicht in Betracht gezogen haben? Was sind die Vorteile für die Person, die diese delegierte Aufgabe ausführt?
5. Wie kann die Arbeit geteilt werden? Werden Sie ein Treffen abhalten, um Ideen zu generieren oder die Aufgabe mit der Person weiter zu definieren? Wie sieht der Delegationsprozess aus? Wurden klare Erwartungen geweckt?
6. Wie werden Sie die Ergebnisse der von Ihnen delegierten Aufgaben bewerten? Wie werden Sie auf dem Weg dorthin Feedback geben ? Wie stellen Sie sicher, dass die Kriterien dafür klar sind, wie Erfolg aussieht?

Wenn die Führungskraft Schwierigkeiten hat, diese Fragen zu beantworten, sollte sie neu bewerten, ob die Aufgabe tatsächlich delegiert werden sollte.

Wie können Führungskräfte ihre Mitarbeiter befähigen?

Während wir bereits über die Vorteile der Befähigung von Führungskräften gesprochen haben, stellt sich die Frage, wie eine erfolgreiche Führungskraft ihre Mitarbeiter befähigen kann. Nun, eine Möglichkeit besteht darin, Aufgaben effektiv zu delegieren. Aber Führungskräfte sollten auch immer Respekt vor den Mitarbeitern zeigen und die Kommunikationswege offen halten.

Wenn Menschen das Gefühl haben, gehört, geschätzt und verstanden zu werden, fühlen sie sich auch eher engagiert und befähigt, gute Arbeit zu leisten, auch wenn das bedeutet, dass sie auf dem Weg dorthin ein paar Fehler machen. Erfolgreiche Führungskräfte sind Meister des Delegierens und Meisters darin, Schlüsselprinzipien für eine effektive Kommunikation anzuwenden .

Aber Führungskräfte werden ihre Mitarbeiter nur dann befähigen, wenn sie in der Lage sind, die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen zu delegieren. Was bedeutet das? Nun, die Aufgabe muss die Person natürlich befähigen, engagieren und ermutigen, sich zu entwickeln. Aber die Aufgabe darf nicht zu weit gehen, wenn sich die Person überfordert fühlt und Angst davor hat, weil sie sie dann möglicherweise nicht erledigt.

Eine effektive Führungskraft kann die Fähigkeiten und die Motivation einer Person auf die entsprechende Aufgabe abstimmen. Und diese gemeinsame Arbeit muss auch mit dem richtigen Maß an Eigenverantwortung und Entscheidungsbefugnis in Einklang gebracht werden, damit die Person wachsen und ein paar Fehler machen kann, ohne den Schwung zu verlieren.

Was Führungskräfte beim Delegieren falsch machen

Viele Führungskräfte haben die besten Absichten, wenn es darum geht, ein erfolgreicher Delegator zu sein, nur um dann von sich selbst und ihren unterdurchschnittlichen Delegationsfähigkeiten zurückgehalten zu werden. Hier erfahren Sie, was Führungskräfte falsch machen, wenn sie eine Aufgabe delegieren. Und hier sind einige Möglichkeiten, wie sie lernen können, wie sie besser delegieren und ein Team von befähigten Mitarbeitern aufbauen können:

1. Führungskräfte drücken kein Vertrauen aus und befähigen ihre Mitarbeiter nicht. Stattdessen können Manager durch den Aufbau ihrer Mitarbeiter und die Nutzung von Wertschätzung zum Abschluss von Delegationsgesprächen Vertrauen in ihre Mitarbeiter aufbauen.

2. Führungskräfte erstellen keinen Plan, um den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen. Vor allem bei komplizierteren Aufgaben können Führungskräfte ihre Mitarbeiter nicht ohne Anweisung losschicken und erwarten, dass die Aufgaben erledigt werden. Führungskräfte müssen ein Gespräch mit der Person führen, in dem beide Parteien einen Plan für die Nachbereitung besprechen und vereinbaren, um sicherzustellen, dass Fortschritte erzielt werden.

3. Führungskräfte delegieren nur administrative Aufgaben und überlassen strategischere oder übergeordnete Aufgaben sich selbst. Teammitglieder wollen und müssen herausgefordert werden, um zu wachsen und sich in ihrer Arbeit zufrieden zu fühlen. Führungskräfte müssen allen ihren unterstellten Mitarbeitern die gleichen Chancen geben, übergeordnete Aufgaben zu bewältigen und neue Fähigkeiten zu entwickeln. Führungskräfte müssen auch Unterstützung bieten, um ihnen bei der Erledigung der Aufgaben zu helfen.

Das Fazit? Auch wenn es schwierig sein kann, das Delegieren vollständig richtig zu machen, besteht die Gefahr, dass ein Team von unzufriedenen Mitarbeitern aufgebaut wird, wenn man überhaupt nicht delegiert, was ein großes Bindungsrisiko darstellt. Die Einstellung von Führungskräften, die nicht wissen, wie man Arbeit delegiert, ist ebenfalls ein großes Risiko.

Der Zusammenhang zwischen Delegation und Eigentum

Letztendlich ist eine effektive Führungskraft auch gut darin, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie für ihre Arbeit verantwortlich sind. Aber was ist Eigentum und was hat es mit Delegation zu tun? Von Eigenverantwortung spricht man, wenn eine Person nicht nur für die Erledigung der Aufgabe, sondern auch für das Denken dahinter verantwortlich ist. Wie können Führungskräfte also ihren Mitarbeitern helfen, die Verantwortung für delegierte Aufgaben zu übernehmen? Hier sind drei Möglichkeiten:

• Führungskräfte sollten die Teammitglieder ermutigen, die Unterstützung zu identifizieren, die sie benötigen, um Aufgaben von Anfang an zu erledigen.
• Führungskräfte sollten niemals davon ausgehen, dass die Person den besten Ansatz kennt, um die Aufgabe zu erledigen. Führungskräfte sind dafür verantwortlich, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie Fragen zu delegierten Aufgaben stellen können, ohne sich verlegen oder unzulänglich zu fühlen.
• Führungskräfte sollten niemals die Verantwortung zurückübernehmen, nachdem sie eine Aufgabe delegiert haben. Sie sollten dem Mitarbeiter erlauben, die Aufgabe zu erledigen, damit er anfangen kann, Selbstvertrauen aufzubauen, auch wenn die Person etwas mehr Zeit braucht, um sie zu erledigen. Dieses Lernen auf dem Weg dorthin ist so wertvoll für die Mitarbeiter!

4 Vorsichtsmaßnahmen für die Delegation

Es gibt auch einige vorsichtige Überlegungen, wenn es darum geht, Verantwortung zu delegieren. Selbst ein Manager mit hohen Delegationsfähigkeiten kann während des Delegationsprozesses auf einige Herausforderungen stoßen. Das bedeutet aber nicht, dass Delegationen überhaupt nicht stattfinden sollten.

1. Du wirst nicht immer eine perfekte Ausrichtung haben. Sie werden wahrscheinlich Fehler machen, wenn es um zugewiesene Aufgaben geht. Führungskräfte sollten es begrüßen, Fehler zu machen, vor allem, weil es immer noch Neues zu lernen gibt. Schließlich lernen Führungskräfte mehr über die Fähigkeiten ihres Teams.

2. Möglicherweise müssen Sie Menschen entwickeln, schulen und motivieren. Wer hat gesagt, dass Delegation einfach ist? Niemand. Manager müssen sich anstrengen, um die Menschen zu unterrichten und ihnen dann viele Möglichkeiten zu geben, das Gelernte in die Praxis umzusetzen.

3. Delegationen fordern sowohl Sie als auch die Teammitglieder heraus. Siehe den Punkt oben. Herausforderungen sollten von beiden Seiten angenommen werden. Die Teammitglieder sollten nicht die einzigen sein, die lernen und sich weiterentwickeln.

4. Wenn nicht jeder seine Komfortzone verlässt, delegiert ein Manager Aufgaben nicht genug. Lernen – und auch Innovation – findet statt, wenn jeder im Team (einschließlich des Managers) anspruchsvolle Aufgaben hat.

Wie die Personalabteilung effektive Führungskräfte aufbauen kann

Wenn es schließlich darum geht, die Fähigkeiten der Delegation zu verbessern, gibt es Möglichkeiten, wie HR-Teams ihren Führungskräften helfen können. HR-Teams sollten nach Programmen und Kursen zur Entwicklung von Führungskräften suchen, die Managern nachweislich helfen, positive Verhaltensänderungen am Arbeitsplatz zu erkennen. Und wenn Sie Fragen im Vorstellungsgespräch für eine Führungsposition stellen, sollte die Personalabteilung überlegen, wie sie die Delegationserfahrung eines Kandidaten am besten an die Wurzel packen kann, um herauszufinden, ob er weiß, wie man gut delegiert.

Aber letztendlich ist es schwer zu lernen, loszulassen und Aufgaben zu delegieren. Viele Führungskräfte finden es hilfreich, ihre Denkweise zu ändern. Anstatt zu denken: "Aber ich kann es besser", kann eine effektive Delegation eine gute Führungskraft in die Lage versetzen, ihr eigenes Team aus den richtigen Spielern zusammenzustellen, um die beste Arbeit zu leisten.

Wie können Sie Ihren Führungskräften also beibringen, wie sie Arbeit gut delegieren können? Schauen Sie sich die Leadership-Kurse von DDI zum Thema Delegation an.