Ihr Leitfaden für das Management geografisch verteilter Teams

Ich beende einen späten Tag in unserem Londoner Büro, sitze in einem Pub, während ich dies schreibe, und finde ein Ende meines Tages. Da ich in den USA lebe, ist mein Tag noch nicht ganz vorbei. Das liegt daran, dass ich für die Leitung eines geografisch verteilten Teams verantwortlich bin.

Zuerst checke ich zu Hause ein. Das ist wahrscheinlich nicht viel anders als das, was andere tun. Ich half meinem jüngsten Kind bei den Hausaufgaben (was peinlicherweise schwieriger war als das meiste, was ich tagsüber geschafft habe). Und dann habe ich noch einen kurzen Check-in mit meiner 80-jährigen, kürzlich verwitweten Mutter gemacht.

Zweitens habe ich auf US-E-Mails geantwortet, die im Laufe des Tages eingingen. Wie ich ein geografisch verteiltes Team führe, unterscheidet sich nicht wesentlich zwischen Familie und Arbeit. Ganzheitlich ernähren sie sich gemeinsam, egal welchen Aspekt ich verwalte.

Nach 30 Jahren könnte ich VIELE Geschichten erzählen, von einem Thanksgiving-Truthahn, der während eines europäischen Kundengesprächs vor meinem Fenster erschossen wurde, bis hin zu Anrufen am späten Abend mit meinen asiatischen Partnern. (Die späten Anrufe waren in der Regel während einer der abendlichen Sportaktivitäten meines Kindes, bei denen ich mich fangen musste, um sicherzustellen, dass ich stummgeschaltet war, während ich jubelte oder in meinem Fall einem Offiziellen das Leben schwer machte.)

Ich könnte Ihnen sagen, wann ich meinen Tag beginne und wann ich normalerweise meine Tage beende, aber kein Mitleid hier. Sicherlich wird das Teilen meiner Arbeitszeiten nicht dazu beitragen, Best Practices für die Verwaltung eines geografisch verteilten Teams auszutauschen. Jeder arbeitet hart und hat viele Stunden.

Was ich jedoch teilen kann, sind Erfolge für das Management virtueller Teams (und in einigen Fällen sogar der Familie) auf der ganzen Welt. Kurz gesagt, was ich herausgefunden habe, ist, dass Kommunikation, Teameinheit, Vertrauen und Flexibilität entscheidend für den Erfolg des Managements von Remote-Teams sind.

Geografisch verteilte Teams sind gekommen, um zu bleiben

In den letzten Jahrzehnten war die Globalisierung für viele Unternehmen eine Wachstumsstrategie. Das Marktwachstumspotenzial, niedrigere Arbeitskosten und ein besserer Zugang zu Materialien trugen zu dieser Attraktivität bei.

Eine 2019-teilige Umfrage der Society for Human Resource Management (SHRM) berichtete über positive Ergebnisse, die sich aus der Einrichtung globaler Teams ergaben – zum Beispiel Wissensaustausch, erhöhte Unternehmensvielfalt, Kreativität, Produktivität, Flexibilität und Inklusivität. Mit diesen wachsenden Trends standen Führungskräfte vor der neuen Aufgabe, geografisch verteilte Teams zu managen. Wenn man dann noch eine Pandemie hinzufügt, hat sich die Möglichkeiten für Unternehmen, aus der Ferne zu arbeiten und weltweit nach Talenten zu suchen, exponentiell erhöht.

Unternehmen sind nicht mehr an einen Hauptsitz gebunden. Und jetzt nutzen sie die Vorteile der Einstellung auf der Grundlage von Wissen und nicht auf der Grundlage des Standorts. Dies erweitert zwar die Möglichkeiten für einen vielfältigeren Talentpool, erhöht aber auch die Komplexität der Führung.

Herausforderungen bei der Verwaltung geografisch verteilter Teams

Die Verwaltung über Grenzen hinweg unterscheidet sich stark von der Verwaltung eines Teams an einem gemeinsamen Standort. Tägliche spontane Gespräche von Angesicht zu Angesicht, die beim Aufbau von Beziehungen helfen, gibt es nicht. Remote-Teams arbeiten in unterschiedlichen Kulturen, Arbeitszeiten (mit unterschiedlichen Arbeitstagen und Feiertagen) und mehreren Zeitzonen.

Für viele kann virtuelle Führung also entmutigend sein. Wie kann eine Führungskraft das Teampotenzial maximieren, Beziehungen aufbauen und Teameinheit schaffen? Unabhängig davon, ob Sie vor 20 Jahren oder heute mit geografisch verteilten Teams zu tun hatten, gibt es nicht viel zu definieren, "was" es ist.

Nach 30 Jahren Arbeit mit geografisch verteilten Teams und über 20 Jahren Management kann ich jedoch einige der "Wie" teilen, die sie erfolgreich machen. Die Lösung funktioniert nicht an einem 20-Stunden-Tag, der um 4 Uhr beginnt und um Mitternacht endet. Selbst mit der höchsten Motivation und Ausdauer ist das eindeutig keine nachhaltige Antwort, also lassen Sie uns von der Idee abrücken, dass es keine Best Practice ist, nicht zu schlafen.

Best Practice #1: Erfüllen Sie die persönlichen Bedürfnisse der Menschen

Ich glaube nicht, dass irgendjemand behaupten würde, dass Kommunikation bei der Führung eines Teams entscheidend ist. Aber wenn man es mit mehreren Regionen und Kulturen kombiniert, wird die Herausforderung emulgiert. Wir müssen über effektive Kommunikation nachdenken, denn Kommunikation ist nicht einseitig und hat mehrere Ebenen.

Studien zufolge erfolgt 55 % der Kommunikation über Körpersprache, wobei nur 10 % der Kommunikation durch Worte und 30-35 % über den Tonfall erfolgt. Eine erfolgreiche Führungskraft zu sein, ist schon herausfordernd genug. Aber wie zum Teufel können Sie effektiv kommunizieren, wenn unsere Zeit von Angesicht zu Angesicht begrenzt ist, oder per Video, wenn Sie ein Team weltweit leiten? Es ist schwierig, körpersprachliche Signale zu beobachten, wenn sich mehrere Personen in kleinen quadratischen Kästchen auf einem nicht so großen Bildschirm befinden.

Aber schlimmer noch, was ist mit den Leuten, die einfach keine Videos machen? Warum können sie ihr Video nicht einschalten? Wie auch immer, ich schweife ab.

Ob Video oder nicht, persönlich oder nicht, mit oder ohne Kommunikation müssen Sie die persönlichen Bedürfnisse der Menschen erfüllen. Während wir in einer virtuellen Welt körpersprachliche Hinweise vermissen können, können wir dennoch die grundlegenden, persönlichen Kommunikationsbedürfnisse erfüllen, die für eine effektive Kommunikation so wichtig sind.

Halten Sie eine Minute inne und denken Sie darüber nach, was die Menschen auf persönlicher Ebene brauchen. Was wünschen Sie sich von der Kommunikation? Die meisten wollen sich wertgeschätzt und gehört fühlen, dass sie in Entscheidungen einbezogen werden und dass sie individuell wichtig sind.

Fünf wichtige Prinzipien, die Ihnen bei der Verwaltung der Kommunikation helfen

Wenn Sie beispielsweise mit einem global verteilten Team arbeiten, wird die Kommunikation nicht immer gleichzeitig geteilt. Als Führungskraft müssen Sie sich überlegen, wie sich die Mitarbeiter fühlen werden, wenn sie eine wichtige Mitteilung viele Stunden oder sogar einen Tag später erhalten als andere in ihrem Team. Es fühlt sich nicht gut an, immer der Letzte zu sein, der organisatorische Updates hört und nicht "auf dem Laufenden" zu sein.

Oder wenn die Feiertage anderer Länder konsequent anerkannt werden, aber die lokalen Feiertage eines einzelnen Teammitglieds übersehen werden, kann dies die Unzufriedenheit verstärken und ein Gefühl der Ausgrenzung hervorrufen. Eine Führungskraft, die für diese Nuancen sensibilisiert ist, erhöht den Wert, den ein Teammitglied empfindet, insbesondere wenn es ein virtuelles Team leitet, das sich nicht an einem gemeinsamen Standort befindet.

Darüber hinaus schränkt die geografische Entfernung die Fähigkeit der Teammitglieder ein, Beziehungen aufzubauen und Partnerschaften zu stärken. Beziehungen entstehen und entwickeln sich auf natürliche Weise, wenn Teammitglieder gemeinsam im selben Büro anwesend sind. Mangelnde Kommunikation kann verständlicherweise zu Vertrauensproblemen führen. Und mit der Remote-Arbeit verringern sich die Möglichkeiten des Einzelnen, ein globales Team zu verbinden.

Die Bedeutung eines verstärkten Fokus auf Kommunikation ist für den Aufbau und die Verwaltung von Remote-Teammitgliedern von entscheidender Bedeutung. Es gibt fünf Schlüsselprinzipien , die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Kommunikation helfen können:

1. Aufrechterhaltung oder Verbesserung des Selbstwertgefühls.
2. Hören Sie zu und reagieren Sie mit Empathie.
3. Bitten Sie um Hilfe und ermutigen Sie zum Engagement.
4. Teilen Sie Gedanken, Gefühle und Begründungen (um Vertrauen aufzubauen).
5. Bieten Sie Unterstützung an, ohne die Verantwortung zu übernehmen (um Eigenverantwortung aufzubauen).

Eine gute Kommunikation trägt dazu bei, Vertrauen im Team aufzubauen. Denke über deine eigenen persönlichen Erfahrungen nach, wenn jemand dein Selbstwertgefühl gestärkt oder sich in dich hineinversetzt hat. Sie haben vielleicht nicht erlebt, was Sie geteilt haben, aber sie haben Ihnen zugehört. Sie "fühlten" mit dir und achteten darauf, nicht zu sympathisieren.

Niemand möchte Mitleid von einer Führungskraft empfinden oder dass jemand Mitleid mit ihm hat. Es könnte zum Beispiel eine Aussage sein wie: "Ich verstehe deine Frustration" oder "Ich kann verstehen, dass das schwierig wäre". Das zeugt von Mitgefühl, aber nicht von Sympathie.

Best Practice #2: Teameinheit aufbauen

Sich für ein gemeinsames Ziel zu vereinen, ist für jedes Team (oder jede Familie) von entscheidender Bedeutung. Ohne Einheit wird die Leistung verfallen. Und global verteilte Teams haben eine erhöhte Wahrscheinlichkeit, sich isoliert zu fühlen und sich nur auf einzelne Aktivitäten oder Ziele zu konzentrieren.

Ja, Einheit ist viel einfacher zu schaffen, wenn sich die Teammitglieder im selben Büro befinden, wo sie täglich die Möglichkeit haben, Fragen schnell und "just in time" zu beantworten. Für eine globale Führungskraft kann es schwierig sein, die Moral oder Konflikte zwischen Remote-Teammitgliedern zu beobachten.

Entscheidend für den Erfolg eines Teams ist die interne Teamdynamik. Dazu gehören Dinge wie der Aufbau eines gemeinsamen Ziels, eine produktive Zusammenarbeit und eine wachstumsorientierte Denkweise. Eine beschädigte Teamdynamik kann zu einer Trennung innerhalb des Teams und zu Misstrauen führen, was sich letztendlich auf die Gesamtleistung auswirkt.

Bei der Verwaltung geografisch verteilter Teams müssen Sie besonders auf die Teamdynamik und die Vereinigung des Teams um ein gemeinsames Ziel herum achten. Die Anwendung der fünf wichtigsten Kommunikationsprinzipien, die ich oben angesprochen habe, eröffnet einen Dialog sowohl in Einzelgesprächen als auch innerhalb von Teamdiskussionen.

Wieder das Gefühl, dass man dir tatsächlich zuhört, und wenn jemand Mitgefühl mit dir hat, denkst du: "Wow, sie verstehen mich." Es ermöglicht einen offeneren Dialog für eine Diskussion, um um Hilfe zu bitten, die Beteiligung zu fördern und Gedanken, Gefühle und Begründungen auszutauschen.

Tipps zum Zusammenbringen von Teams

Es gibt auch einige einfache Grundlagen, die dabei helfen, das Team zusammenzubringen. Zum Beispiel die Anpassung von Remote-Meetings an lokale Zeitzonen. Unabhängig davon, ob es sich um Einzel- oder Teambesprechungen handelt, müssen Sie sicherstellen, dass es einen Kompromiss gibt und die Besprechungen nicht immer nach den üblichen Geschäftszeiten der Mehrheit oder der Führungskraft stattfinden.

Mein global verteiltes Team hält dreimal pro Woche ein agiles "Stand-up" ab und die Zeit ist so positioniert, dass es länderübergreifend arbeiten kann. Die Arbeit auf mehreren Kontinenten kann schwierig sein, aber es gibt eine Vielzahl von Meeting-Planer-Websites, die die Planung für mehrere Zeitzonen erleichtern.

Ermöglichen Sie den Teammitgliedern beim Aufbau der Teamdynamik außerdem, einige Minuten zu sprechen, bevor sie mit der Tagesordnung des Meetings beginnen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um nach sinnvollen Bereichen zu fragen, in denen es eine Gemeinsamkeit geben könnte. Es ist zwar wichtig, auf dem richtigen Weg zu bleiben, aber es ist auch wichtig, sich zu verbinden, zu lächeln und zu lachen. In einigen Artikeln, die ich zu diesem Thema gelesen habe, schlug einer vor, dass die Führungskraft ein paar Minuten später einsteigen sollte, um dem Team etwas Zeit zu geben, "die Brise zu fotografieren".

In unseren "Stand-ups", während wir uns durch die Updates der einzelnen globalen virtuellen Teammitglieder bewegen, lautet meine letzte Frage an alle: "Gibt es irgendwelche Blöcke?" Als ihre Führungskraft ist es meine Aufgabe, dabei zu helfen, alle Hindernisse zu beseitigen, die ihre Effektivität bei der Erledigung ihrer Arbeit einschränken. Und als Teil unserer Teamkultur arbeiten wir zusammen, um alles zu lösen, was im Weg steht.

Dies hat die Teamleistung und Produktivität erheblich gesteigert, da Probleme durch Wissensaustausch und die Erfahrungen anderer gelöst werden können. Die Ideen, die durch diesen Prozess entstanden sind, haben die Teamarbeit in diesem virtuellen Team verbessert. Das Team ist auch viel agiler geworden, wenn es darum geht, Blockaden schnell zu beheben.  

Wenn Sie mehr über das Management geografisch verteilter Teams erfahren möchten, laden Sie unseren ultimativen Leitfaden für virtuelle Führung herunter.

Lorraine Blackburn ist Direktorin der Lizenzpartner von DDI und des europäischen Vertriebs-, Marketing- und Projektmanagements. In dieser Funktion arbeiten sie und ihre Teams mit Elite-Organisationen zusammen, um ihre Talentstärken mit ihren Geschäftsstrategien in Einklang zu bringen, um eine nachhaltige und vielfältige Pipeline von Führungskräften für die Zukunft zu schaffen. Darüber hinaus leitet sie die internen globalen Abläufe von DDI, einschließlich der Übersetzungs- und Lizenzpartnerbeziehungen. Die Lizenzpartner von DDI vertreten DDI-Lösungen in Japan, Südafrika, der Türkei, Indonesien, Chile und Korea. Lorraine verbringt ihre Freizeit am Strand, schaut sich GNCC-Rennen an oder arbeitet an ihrer Doktorarbeit.