Best Practices für die Leitung von Remote-Meetings

Remote-Arbeit und Remote-Meetings sind zweifellos gekommen, um zu bleiben. Sie könnten sogar die einzige Art und Weise sein, wie Meetings heutzutage stattfinden. Und virtuelle Treffen sind sicherlich Teil unserer "neuen Normalität". Aber wie können wir sicherstellen, dass die Zeit gut investiert ist? Was sind einige Best Practices für die Leitung von Remote-Meetings?

Laut dem Meeting-Experten Dr. Steven Rogelberg ist unsere Zeit in Meetings in einem Zeitraum von etwa 40 Jahren um 500 % gestiegen. Einige der lockeren Gespräche, die wir früher neben der Kaffeemaschine geführt haben, haben sich inzwischen in offizielle Treffen verwandelt. Man kann mit Sicherheit sagen, dass wir mehr Zeit in Meetings verbringen als je zuvor.

Und jetzt, da die meisten Meetings aus der Ferne stattfinden, weil viele Teams vollständig remote arbeiten, gibt es neue Herausforderungen , die es noch schwieriger machen, Meetings effektiv zu gestalten. Die Führungskräfte, die Remote-Mitarbeiter verwalten, stehen auch vor neuen Schwierigkeiten, wenn es darum geht, eine vollständig virtuelle Kommunikation zu führen.

Was sind die Herausforderungen bei der Führung eines Remote-Teams?

Als Leadership Consultant verbringe ich viel Zeit damit, mit Führungskräften über die Herausforderungen zu sprechen, mit denen sie bei Remote Leadership konfrontiert sind. Was ich am häufigsten höre, ist: "Wie kann ich mein Remote-Team bei der Stange halten?" Und: "Wie kann ich die Transparenz aufrechterhalten und eine Verbindung zu meinen Remote-Mitarbeitern aufrechterhalten?"

Wenn man sich diese Fragen ansieht, kommt alles auf die Kommunikation zurück. Und die Kommunikation erfolgt heute über virtuelle Kanäle wie Zoom, Teams, Google Meet und mehr. Die gesamte Kommunikation findet heute virtuell statt, und ein Großteil der Kommunikation findet in Meetings statt.

Was läuft heute bei virtuellen Meetings schief?

Das größte Problem bei Remote-Meetings? Wie viele es sind! Wie viel Zeit haben Sie diese Woche in Remote-Meetings verbracht? Wahrscheinlich viel zu viel.

Es ist so schnell und einfach geworden, ein virtuelles Meeting einzurichten. Warum? Es ist nicht notwendig, einen Konferenzraum zu buchen, Reisen zu organisieren usw. Da wir mehr Meetings als je zuvor hatten, müssen wir uns fragen: "Ist dieses Meeting wirklich notwendig?" Bevor Sie also eine Besprechung einrichten, fragen Sie sich: "Brauche ich Input von anderen? Müssen die Dinge wirklich diskutiert werden?" Wenn Ihre Antwort "Ja!" lautet, machen Sie es und vereinbaren Sie ein Treffen.

Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass es bei der Besprechung eher darum geht, Informationen auszutauschen oder ein Update zu geben, nachdem bereits eine Entscheidung getroffen wurde, dann sollten Sie die Besprechung vielleicht überspringen und stattdessen eine E-Mail versenden.

Was läuft heute noch schief bei virtuellen Meetings? Es ist leicht, den menschlichen Aspekt zu vergessen. Die Kommunikation von Bildschirm zu Bildschirm macht es leichter zu vergessen, dass sich am anderen Ende eine physische Person befindet. Überlegen Sie, wie Sie es in einem persönlichen Kontext tun würden, welche persönlichen und praktischen Bedürfnisse die Person haben könnte.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um über die Grundlagen der Führung nachzudenken, wie z. B. Empathie zu zeigen, Unterstützung anzubieten und um Engagement zu bitten. Und stellen Sie sicher, dass Sie zuhören und authentisch antworten. Die Menschen müssen immer noch das Gefühl haben, dass ihre Perspektiven gehört und geschätzt werden. Sie müssen wissen, dass sie verstanden und respektiert werden. Dies ist eine universelle Wahrheit, unabhängig vom Kommunikationskanal.

Was sind weitere Best Practices für die Leitung eines Remote-Meetings? Lassen Sie uns im Folgenden über die Größe von Besprechungen sprechen.

Wie viele Personen müssen an virtuellen Meetings teilnehmen?

Wir alle wissen also, dass wir die Anzahl der Meeting-Teilnehmer auf ein Minimum beschränken sollten. Doch was bedeutet das für virtuelle Meetings?

Unsere Tools machen es so einfach, zusätzliche Personen zu einem Meeting hinzuzufügen. Dies kann mit einem einfachen Klick geschehen. Bei einem persönlichen Treffen sollten Sie jedoch keine Person bitten, an Ihrem Meeting teilzunehmen, wenn Sie nicht nach ihrem Input suchen.

Die Idee ist, dass Sie für jeden ausgewählten Teilnehmer fragen sollten: Muss diese Person an der Besprechung teilnehmen? Wenn eine Person "nur" zuhört, ohne Input zu geben oder klärende Fragen zu stellen, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Besprechung aufzuzeichnen oder Follow-up-Notizen an diese Personen zu senden.

Jeder Meeting-Teilnehmer sollte wissen, warum er da ist und was von ihm erwartet wird. Konzepte wie "soziales Faulenzen" gelten auch in der virtuellen Welt. Und die Regel, die Teilnehmer auf ein Minimum zu beschränken, um ein Maximum an Engagement zu haben, gilt auch für virtuelle Meetings.

7 Tipps für ein effektives virtuelles Meeting

Was sind einige Best Practices für die Leitung produktiver Remote-Meetings? Hier sind meine Top-Tipps:

1.Bereiten Sie sich frühzeitig vor. 

Klären Sie, was Sie von den Leuten erwarten. Machen Sie zum Beispiel bekannt, wer Notizen macht, wann Fragen gestellt werden sollen und was die Teilnehmer teilen sollen.

2. Überprüfen Sie die Technik im Voraus. 

Das mag einfach klingen, aber es kann für Sie als Meetingleiter und für die Teilnehmer sehr frustrierend sein, wenn die Technik nicht richtig funktioniert, Links nicht funktionieren, Folienfreigabe nicht funktioniert usw. Probieren Sie also alles aus, bevor das Meeting beginnt, um auf Erfolg zu setzen und Frustration zu vermeiden.

3. Kameras an.

Dies ist der einzige Weg, um einige dieser wichtigen nonverbalen Hinweise von den Meeting-Teilnehmern zu erhalten. Es hilft auch, Multitasking zu verringern.

4. Seien Sie sich Ihrer eigenen Stimmung bewusst. 

Als Meetingleiter sind Sie Gastgeber, fast wie der Gastgeber einer Party. Warst du schon einmal auf einer Party, bei der der Gastgeber schlecht gelaunt ist? Wie hat sich das auf Sie ausgewirkt? In der richtigen Stimmung zu sein, kann sich positiv darauf auswirken, wie sich die Teilnehmer in Ihrem Meeting fühlen und wie sie den Rest des Tages bewältigen.

5. Bereiten Sie im Voraus eine Agenda vor. 

Beginnen Sie zuerst mit dem wichtigsten Tagesordnungspunkt und planen Sie am Ende etwas Zeit für Fragen und Antworten ein. Versenden Sie die Tagesordnung des Meetings auch ein paar Tage vorher, um zu sehen, ob andere Tagesordnungspunkte hinzufügen möchten. Lassen Sie sich diesen wichtigen Schritt in einem virtuellen Teammeeting nicht entgehen.

6. Nutzen Sie die verfügbaren technischen Funktionen. 

Unabhängig davon, für welche Plattform Sie sich entscheiden, nutzen Sie die verfügbaren Funktionen und Tools für die Remote-Zusammenarbeit, um für Abwechslung zu sorgen. Verwenden Sie zum Beispiel ein virtuelles Whiteboard für das Brainstorming. Dies trägt auch dazu bei, das Engagement nach längerem Gespräch hoch zu halten.

7. Ziehen Sie unkonventionelle Meeting-Arten in Betracht. 

Auch in der virtuellen Welt können Sie kreativere Meeting-Arten nutzen. Bitten Sie die Teilnehmer, für eine kurze Besprechung aufzustehen oder eine Besprechung im Gehen abzuhalten, was sich besonders gut für das Brainstorming eignet.

Wie man in einem Remote-Meeting inklusiv ist

Als meine in den USA lebende Kollegin sagte, dass sie sich nie wieder so in das europäische Team einbezogen fühlte, seit wir alle auf virtuelle Meetings umgestellt haben, setzte mein Herz einen Schlag aus. Ist es möglich, dass virtuelle Meetings inklusiver sind als persönliche?

Wie virtuelle Meetings inklusiv sind:

• Es spielt keine Rolle, von wo aus Sie anrufen. Wir alle telefonieren von woanders aus, von unseren eigenen Laptops aus. Der Standort spielt jetzt keine so große Rolle mehr.
• Niemand bekommt "seinen gewohnten Platz" am Tisch. Wir haben alle den gleichen "Sitzplatz", der sich in der Liste der Remote-Teilnehmer befindet.
• Wir alle haben die gleiche Möglichkeit, uns zu äußern und die Funktion "Hand heben" zu nutzen.

Und so können Sie als Meetingleiter in virtuellen Meetings inklusiver sein:

• Achten Sie auf Teilnehmer, die sich nicht zu Wort gemeldet haben. Wenn jemand etwas sagt, von dem du denkst, dass es nicht von allen verstanden wurde, könntest du es umformulieren und das Verständnis überprüfen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen. Oder rufen Sie einige Leute an, die ruhiger waren, und fragen Sie nach ihrer Meinung.
• Stellen Sie Menschen vor, die sich noch nie zuvor getroffen haben. Helfen Sie Ihren Remote-Kollegen und Teammitgliedern, sich in der Videokonferenz bemerkbar zu machen.

Das Fazit? Es schadet nicht, um Feedback darüber zu bitten, wie inklusiv sich die Menschen in Ihren Meetings fühlen. Es ist auch gut zu fragen, ob Ihr Führungsstil funktioniert, damit sich alle einbezogen fühlen.

Das Tolle an Remote-Meetings

Sind Remote-Meetings nur ein notwendiges Übel, das wir akzeptieren müssen, bis Face-to-Face wieder erlaubt ist? Ganz sicher nicht. Ich bin mir sicher, dass Remote-Meetings nicht mehr wegzudenken sind. Für diejenigen, die sie noch nicht vollständig angenommen haben, möchte ich einige Vorteile virtueller Meetings auflisten. (Beachten Sie, dass diese Vorteile über die Tatsache hinausgehen, dass Sie sie im Pyjama sitzen können!)

1. Virtuelle Meetings ermöglichen es Ihnen, enger mit Menschen an verschiedenen Orten oder in verschiedenen Zeitzonen zusammenzuarbeiten, mit denen Sie sonst viel weniger in Kontakt gewesen wären.

2. Virtuelle Meetings sind kostengünstig, da keine Reisen erforderlich sind.

3. Sie geben dir die Möglichkeit, einen Einblick in das Leben der Menschen zu bekommen, den du sonst nie bekommen hättest. Vielleicht lernen Sie die Kinder und Haustiere Ihrer Mitarbeiter kennen und erfahren so viel mehr über ihre persönlichen Umstände.

So beginnen Sie mit der Leitung besserer virtueller Meetings

Wir verbringen heute mehr Zeit in virtuellen Meetings als je zuvor. Und genauso oft hören wir, dass zu wenig Zeit das Haupthindernis für uns ist, neue Herausforderungen, Erfahrungen und neue Projekte anzunehmen.

Nehmen Sie als Meetingleiter Ihre Rolle ernst. Du arbeitest mit einem kostbaren Gut – der Zeit anderer. Nutzen Sie also diese Best Practices für die Leitung von Remote-Meetings. Stellen Sie sicher, dass Sie nur Personen in Besprechungen einbeziehen, die wirklich anwesend sein sollten.

Erstellen und befolgen Sie eine Agenda, damit Ihre virtuellen Meetings auf Kurs bleiben. Und denken Sie an das Pareto-Prinzip: Wenn alles abgedeckt ist, beenden Sie das Meeting vorzeitig. Es ist nicht nötig, die Zeit zu füllen. Schenken Sie den Menschen Zeit zurück.

Ein weiterer guter Ausgangspunkt ist Ihr eigener Kalender. Schauen Sie sich Ihre Meetings an, an denen Sie teilnehmen, und fragen Sie sich: Muss ich dabei sein? Wenn nicht, teilen Sie dem Organisator mit, dass Sie nicht anwesend sein müssen und nach dem Meeting ein Update wünschen. Hinterfragen Sie die aktuellen Online-Meeting-Stile und den Status quo für Meetings in Ihrem Unternehmen.

In der neuesten Studie von DDI, Global Leadership Forecast 2021, gaben Führungskräfte an, dass ihre bei weitem schwächste Fähigkeit darin besteht, Remote-Teams zu leiten. Eine von vier Führungskräften gibt an, dass sie praktisch doppelt so häufig wie jede andere Führungskompetenz effektiv führen kann. Und was ist der Kern der Führung von Teams? Kommunikation durch virtuelle Anrufe und Meetings. Virtuelle Meetings besser zu machen, ist ein guter Anfang, um virtuell besser zu werden.  

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Greta Permann ist Leadership Consultant bei DDI. Wenn sie nicht gerade damit beschäftigt ist, virtuelle Führungstrainings durchzuführen, findet man sie höchstwahrscheinlich in einem Londoner Park, wo sie mit ihrem kleinen Jungen spielt.