Wenn es oberste Priorität hat, das Beste aus Ihrem Team herauszuholen, dann könnten Sie argumentieren, dass eine der wichtigsten Führungsqualitäten eine effektive Delegation ist.
Ich arbeite seit fast 20 Jahren mit neuen Führungskräften zusammen und coache sie. Die größte Herausforderung für eine neue Führungskraft besteht immer wieder darin, den Fokus von der eigenen Arbeit auf die Bemühungen, die Energie, das Engagement und die Produktivität ihrer Teammitglieder zu verlagern.
In der Tat ist einer der Hauptgründe, warum Mitarbeiter ihr Unternehmen verlassen , dass sie keine Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung sehen. Schlechte Delegation und Unterdelegation sind ein Hauptgrund dafür, dass es den Mitarbeitern an diesen Entwicklungsmöglichkeiten mangelt.
Vor einigen Jahren habe ich mit einem Leiter namens Keith zusammengearbeitet, der einer der besten Delegatoren war, die ich je getroffen habe. Er leitete ein Team von Managern, die gemeinsam Hunderte von Auftragnehmern verwalteten, die während des jährlichen geplanten Wartungsausfalls vor Ort waren. Delegieren war für Keith eine Notwendigkeit. Es gab einfach zu viel Aktivität, als dass er persönlich daran beteiligt gewesen wäre.
Bei der Bewältigung seines Arbeitspensums stellte er sich zwei Fragen:
- Wenn jemand anderes diese wichtige Aufgabe erledigen kann und sollte, welche Barrieren muss ich beseitigen, damit er es tun kann?
- Zögere ich, Verantwortung zu delegieren, weil ich eine eigene emotionale Bindung habe oder weil ich umsichtig im Geschäft bin?
Keith war eine besonnene Führungspersönlichkeit, die in der Regel die richtige Antwort auf diese Fragen hatte. Sein egoloser Delegationsprozess basierte auf Vertrauen und er erwischte sich oder einen Mitarbeiter selten aus der Ruhe.
Was hält Führungskräfte davon ab, zu delegieren?
Warum arbeiten also nicht alle Führungskräfte so effektiv wie Keith? Die Antwort ist einfach und komplex zugleich. Viele Führungskräfte, die zum ersten Mal tätig sind, haben keine klaren Erwartungen an die Arbeit, die sie erledigen sollten. Sie wissen auch nicht, welche Arbeit delegiert werden soll.
Ohne klare Erwartungen wird jeder Leistungsträger das tun, was seiner Meinung nach Wert schafft. Sie kehren oft zu dem zurück, von dem sie wissen, dass es sich sofort auszahlt, wenn sie Zeit und Energie investieren, indem sie die Arbeit selbst erledigen. Neue Führungskräfte erkennen möglicherweise nicht von Natur aus Möglichkeiten, Verantwortung an Teammitglieder zu delegieren.
Erfahrene Führungskräfte verstehen vielleicht besser, was von ihnen erwartet wird, zögern aber vielleicht, zu delegieren, weil sie Spaß daran haben, die Arbeit zu erledigen und das Ergebnis zu kontrollieren. Oder sie vertrauen nicht darauf, dass ihr Team über die Fähigkeiten, das Wissen oder die Fähigkeit verfügt, die Arbeit richtig zu erledigen.
Ich habe auch mit Führungskräften gearbeitet, die Angst hatten, ihre technischen Fähigkeiten zu verlieren und als Führungskraft irrelevant zu werden. Diese Sorge mag seltsam erscheinen, kann aber ein Risiko für Führungskräfte darstellen, die die Bedeutung einer starken Führung unterschätzen.
Effektives Delegieren bringt Ihr Team nicht nur auf Erfolgskurs, sondern ermöglicht es Ihnen auch, sich auf lohnende, hochwertige Führungsarbeit zu konzentrieren.
Lassen Sie uns vier häufige Fehler bei der Delegation untersuchen und skizzieren, was neue Führungskräfte stattdessen tun können:
Delegationsfehler #1: Mikromanagement delegierter Arbeit
Der wahrscheinlich häufigste Delegationsfehler, den neue Führungskräfte machen, besteht darin, dass sie mehr als nötig in eine delegierte Aufgabe eingebunden bleiben. Viele Menschen werden aufgrund ihrer starken individuellen Beiträge in Führungspositionen befördert. Wenn neue Führungskräfte einen Teil der Kontrolle nicht loslassen, laufen sie Gefahr, zu einem Mikromanager zu werden, was sowohl die Führungskraft als auch das Teammitglied frustrieren kann.
Gute Führungskräfte schaffen ein Gleichgewicht, indem sie ein Gespräch führen, um das Maß an Unterstützung und Aufsicht auszuhandeln, das die Mitarbeiter benötigen. Nachdem Sie eine delegierte Aufgabe zugewiesen haben, bitten Sie Ihr Teammitglied, Ihnen die nächsten Schritte zu erläutern. Wie werden sie anfangen? Wie fühlen sie sich bei der neuen Aufgabe? Wann sollten Sie sich wieder treffen, um nachzufassen und Fortschritte auszutauschen?
Wenn die Antworten auf diese Fragen besorgniserregend sind, müssen Sie möglicherweise mehr Aufsicht anbieten. Wenn sich der Mitarbeiter wohl fühlt und einen soliden Ansatz verfolgt, können Sie dem Teammitglied mehr Autonomie bei der Aufgabe geben.
Konzentrieren Sie sich darauf, die Verantwortung für das Ergebnis zu delegieren, anstatt den Prozess zu beschreiben, wie die Arbeit erledigt werden soll. Mit diesem Ansatz erhalten Sie eine größere Akzeptanz und befähigen Ihre Mitarbeiter.
Delegationsfehler #2: Arbeit auf ein Teammitglied abwälzen
Vor Jahren habe ich mit Richard zusammengearbeitet, einem erfahrenen Betriebsleiter mit der schrecklichen Angewohnheit, Arbeit zu entsorgen. Seine 1,80 Meter große Statur und sein geradliniger Führungsstil führten dazu, dass er nicht immer sehr zugänglich wirkte.
Richards Herangehensweise an die Delegation bestand darin, bei der wöchentlichen Teamsitzung eine Liste von Aufgaben zu verkünden und sich im Raum nach Freiwilligen umzusehen. Nachdem sich Teammitglieder freiwillig gemeldet hatten, sagte er etwas wie: "Geh und sprich mit dem Marketing. Sie werden dir den Einstieg erleichtern." Oder: "Ich leite Ihnen die E-Mail weiter. Es ist alles drin."
Was fehlte? Nun, so ziemlich alle wesentlichen Elemente für ein erfolgreiches Delegationserlebnis.
Delegierte Aufgaben hatten keine klaren Erwartungen, wie der Erfolg aussehen sollte, keine Zeitpläne, um Verantwortlichkeiten festzulegen, und kein Follow-up oder Coaching , um sicherzustellen, dass alles gut lief. Richard beschrieb sich selbst als eine "Hands-off"-Führungskraft, die mit einem hochqualifizierten, erfahrenen Team effektiv sein kann, aber unter den meisten anderen Umständen brauchen die Mitarbeiter mehr Anleitung.
Eine neue Verantwortung oder Aufgabe zum ersten Mal zu übernehmen, ist oft mit einem gewissen Zögern verbunden. Ein effektiver Manager muss dies berücksichtigen, wenn er die Aufgabe delegiert. Best Practice verlangt von Führungskräften, klar zu skizzieren, was getan werden muss, um die Erwartungen zu erfüllen und auch zu übertreffen.
Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder wissen, was sie wissen müssen, wie sie es finden und wer ihnen helfen kann. Stellen Sie sicher, dass sie über den gesamten Kontext verfügen, der für den Erfolg erforderlich ist. Da ein Teil dieses Wissens neu sein kann, sollten Führungskräfte auch klären, dass alles sinnvoll ist und alle Fragen beantworten.
Delegationsfehler #3: Die falschen Aufgaben delegieren
Es liegt in der Natur des Menschen, Dinge zu vermeiden, bei denen wir uns unwohl fühlen. Aber das ist kein angemessener Grund, diese Aufgaben zu delegieren. Darüber hinaus sollten Führungskräfte niemals ihre Führungsverantwortung delegieren, einschließlich Aktivitäten wie Leistungsbeurteilungen, Disziplinardiskussionen, Aufgaben, für die Sie selbst verantwortlich sind, und Verantwortlichkeiten, die sensible oder vertrauliche Informationen betreffen. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihren Vorgesetzten, wenn Sie strategische oder hochrangige Aufgaben und Verantwortlichkeiten delegieren.
Abgesehen von Ihren zentralen Führungsaufgaben können Sie die meisten Ihrer anderen Aufgaben delegieren. Unterdelegation ist ein häufigeres Problem als Überdelegierung.
Die besten Aufgaben und Verantwortlichkeiten zum Delegieren sind diejenigen, die regelmäßig wiederkehren. Wenn Sie diese Projekte delegieren, können Sie im Voraus Parameter für den Erfolg festlegen und sich aus der täglichen Ausführung zurückziehen.
Delegationsfehler #4: Übermäßige Abhängigkeit von Superstar-Mitarbeitern
Als Führungskraft ist es wichtig, sich zu fragen: "Warum delegiere ich diese Aufgabe oder Verantwortung?" Die Antwort sollte nicht lauten: "Weil ich diese mühsame Aufgabe nicht mag."
Die Delegierung muss sowohl für die Führungskraft als auch für den Mitarbeiter funktionieren. Die richtige Person für eine Aufgabe kann diejenige sein, die sie sofort erledigen kann. Oder es könnte die Person sein, die von der neuen Erfahrung und der beruflichen Entwicklung profitieren könnte.
Es ist vielleicht am einfachsten, an einen Superstar-Mitarbeiter zu delegieren, der sehr fähig und motiviert ist. Aber im Laufe der Zeit kann die häufige Delegation an Superstars zu einer Überlastung führen und den Rest Ihres Teams nicht darauf vorbereiten, neue oder anspruchsvolle Aufgaben zu übernehmen. Erwägen Sie, sich auf Ihren Superstar zu stützen, wenn die Situation wirklich dringend ist und die Folgen eines Scheiterns hoch sind, aber nicht für die Mehrheit der delegierten Aufgaben.
Führungskräfte von weniger erfahrenen Teams entscheiden sich oft dafür, die Arbeit selbst zu erledigen, anstatt sich Zeit zu nehmen, um ihre Teammitglieder richtig zu coachen , um Fähigkeiten zu entwickeln. Aber mit einem Coaching im Vorfeld und regelmäßigen Follow-ups können die Mitarbeiter Vertrauen gewinnen und die Führungskräfte können darauf vertrauen, dass die Aufgaben nicht aus dem Ruder laufen.
Führungskräfte mit sehr fähigen, erfahrenen Teammitgliedern benötigen möglicherweise eine Lösung, um die Mitarbeiter bei der Arbeit zu halten. In diesen Situationen kann es motivierend sein, neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten an Superstar-Mitarbeiter zu delegieren.
Stellen Sie diese Fragen, um die Arbeit zu delegieren
Die besten Führungskräfte haben nicht unbedingt alle Antworten, aber sie stellen die richtigen Fragen. Denken Sie an Ihr Team und versuchen Sie, diese Fragen zu beantworten:
- Wofür interessieren sich Ihre Teammitglieder?
- Haben Ihre Teammitglieder die Kapazitäten für neue Aufgaben?
- Können Sie Teammitgliedern helfen, Aufgaben zu delegieren oder zu entlasten, die ihnen keinen Spaß machen, um interessantere oder erfüllendere Aufgaben zu übernehmen?
- Was sind die beruflichen Ziele Ihrer Teammitglieder und könnten delegierte Aufgaben ihnen helfen, diese Ziele zu erreichen?
Ich habe mich kürzlich mit einem Unternehmen beraten, das von seinen Mitarbeitern verlangte, im Rahmen ihrer jährlichen Leistungsbeurteilung einen Teil ihrer Arbeit zu identifizieren, den sie nicht mehr erledigen wollten, und eine neue Verantwortung, die sie übernehmen wollten. Durch diese innovative und gerechte Übung, bei der Feedback zu den Verantwortlichkeiten eingeholt wurde, priorisierte das Unternehmen die Neuzuweisung der Arbeit, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.
Effektive Delegation macht Teams erfolgreich
Vor diesem Hintergrund haben Sie vielleicht das Gefühl, dass das Delegieren mehr Aufwand erfordert, als es wert ist. Die besten Führungskräfte konzentrieren sich jedoch darauf, das Beste aus ihren Teammitgliedern herauszuholen.
Eine effektive Delegation, die sorgfältig geplant und durch Coaching unterstützt wird, wird Fähigkeiten und Fertigkeiten einbeziehen und aufbauen. Es ist eine wesentliche Strategie für den Aufbau und die Entwicklung Ihres Teams.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine erfolgreiche Führungskraft werden, in unserem Blog: Ratschläge für Führungskräfte, die zum ersten Mal dabei sind
Matthew Page-Hanify ist Senior Consultant bei DDI. Er ist auch Ehemann, Vater von drei Teenagern und gelegentlicher Künstler.
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