Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung des Onboardings. Ein effektiver Onboarding-Prozess ist entscheidend für den unmittelbaren Erfolg neuer Mitarbeiter sowie für den langfristigen Erfolg des gesamten Teams. Ein gut durchdachter Onboarding-Plan und die Befolgung von Best Practices für das Onboarding vermitteln neuen Mitarbeitern einen guten ersten Eindruck und alle Werkzeuge, die sie benötigen, um in den ersten drei Monaten in der Rolle (und darüber hinaus) erfolgreich zu sein. Es ist auch ein todsicherer Weg, um Top-Talente zu halten, zumal Unternehmen immer dem Risiko ausgesetzt sind, High-Potentials zu verlieren.
Die Bedeutung des Onboardings: Drei unterstützende Rollen, um neue Mitarbeiter auf Erfolgskurs zu bringen
Es gibt drei unterstützende Rollen, die einem neuen Mitarbeiter helfen können, sich an ein neues Unternehmen oder eine neue Position zu gewöhnen. Zu diesen Rollen gehören ihr Leiter, ein Buddy und ein Mentor.
Der Anführer.
Die Führungskraft des neuen Mitarbeiters ist seine wichtigste Stütze. Führungskräfte sollten darauf vorbereitet sein, neue Mitarbeiter durch den gesamten Onboarding-Prozess zu führen, ihnen zu helfen, sich an die Rolle und das Unternehmen zu gewöhnen, klare Erwartungen und Feedback zu geben und sicherzustellen, dass ihre Erfahrung einladend und inklusiv ist. Neben der Besprechung der Leistungserwartungen sollten Führungskräfte sofort damit beginnen, kurz- und langfristige Entwicklungsziele mit ihren neuen Teammitgliedern zu besprechen und sie bei der Erstellung eines Plans zur Erreichung dieser Ziele zu unterstützen.
Ein Kumpel.
Ein Onboarding-Buddy ist eine Person, die sich in den ersten Wochen oder Monaten mit dem neuen Mitarbeiter treffen kann, um ihn zu beraten und ihm beim Aufbau seines internen Netzwerks zu helfen. Die Auswahl eines Buddys, der ein Peer des neuen Mitarbeiters ist und eine kürzere Betriebszugehörigkeit (ein bis drei Jahre) hat, ist ideal, da er sich eher mit dem neuen Mitarbeiter identifizieren und sich in die Erfahrung eines neuen Mitarbeiters einfühlen kann. Ein Buddy sollte über starke zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen, bereit sein, anderen zu helfen, und die Werte der Organisation vorleben. Oft wird der "Buddy" eines neuen Mitarbeiters zu einem engen Kollegen und unterstützenden Freund, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Denken Sie also besonders darüber nach, den Onboarding-Buddy eines neuen Teammitglieds zuzuweisen, da er in der Regel die Nervosität lindert, die mit dem Übergang in eine neue Rolle verbunden ist.
Ein Mentor.
Ein Buddy kann die Rolle eines Peer-Mentors spielen und tut dies auch oft. Aber es kann von unschätzbarem Wert sein, neue Mitarbeiter auch mit einem formelleren Mentor zu verbinden, der eine Beziehung aufbauen, langfristige Ratschläge geben und Einblicke in das geben kann, was es braucht, um im Unternehmen und in der Branche erfolgreich zu sein. Berücksichtigen Sie den Hintergrund, die Erfahrung, die Ziele, die Persönlichkeit und die Bereitschaft neuer Mitarbeiter und potenzieller Mentoren, um eine gute Passform zu gewährleisten. Während einige neue Mitarbeiter schon früh bereit für einen Mentor sind, sind andere möglicherweise überfordert, wenn sie zu früh eine Beziehung zu einem Mentor beginnen. Überlegen Sie sich also unbedingt den geeigneten Zeitpunkt für eine neue Mentoring-Beziehung.
Best Practices für das Onboarding: Schritt für Schritt
Das Onboarding beginnt lange vor dem ersten Tag eines neuen Mitarbeiters und dauert im Durchschnitt die ersten drei Monate. Im Folgenden finden Sie wichtige Schritte und Best Practices für Führungskräfte, um sicherzustellen, dass sich ihre neuen Mitarbeiter willkommen und verbunden fühlen und für den Erfolg gerüstet sind.
Vor dem 1. Tag
Erstellen Sie in den Wochen vor dem Starttermin des neuen Mitarbeiters einen soliden Onboarding-Plan, der auf die Rolle, Fähigkeiten und Erfahrungen des neuen Mitarbeiters zugeschnitten ist. Fügen Sie klare Lernziele für die ersten 30, 60 und 90 Tage am Arbeitsplatz sowie einen Plan hinzu, um den neuen Mitarbeiter mit seinen Kollegen und Führungskräften im Unternehmen in Kontakt zu bringen. Fügen Sie sie zu geeigneten wiederkehrenden Besprechungen hinzu und planen Sie wöchentliche Einzelgespräche, um in den ersten Monaten eng mit dem neuen Mitarbeiter in Kontakt zu bleiben. Häufige Kommunikation ist der beste Weg, um auf dem Laufenden zu bleiben, wie die Dinge laufen und wo sie zusätzliche Hilfe gebrauchen könnten.
Wecken Sie Spannung! Teilen Sie eine Ankündigung mit dem aktuellen Team und anderen in der Organisation, um sie wissen zu lassen, dass bald ein neuer Mitarbeiter anfangen wird, und ermutigen Sie sie, sich mit einem herzlichen Willkommen zu melden. Vereinbaren Sie einen Anruf mit dem neuen Mitarbeiter in der Woche vor seinem Starttermin, um ihn wissen zu lassen, wie sehr Sie sich freuen, ihn im Team zu haben. Sie können diese Zeit auch nutzen, um Anweisungen und Erwartungen für den ersten Tag zu überprüfen, einschließlich der Startzeit, des Zeitplans für die erste Woche, der Kleiderordnung des Unternehmens und gegebenenfalls der Wegbeschreibung zum Büro und/oder Parkplatz. Senden Sie eine E-Mail als Follow-up, damit sie diese Informationen schriftlich haben.
Planen Sie ihren Starttermin, indem Sie die Technologie, die Ausrüstung und das Zubehör überprüfen, die sie benötigen, um vom ersten Tag an loszulegen. Dazu gehören technologische Vorkehrungen für die Remote-Arbeit, die Einrichtung von Geräten in einem physischen Arbeitsbereich, die Gewährung des Zugriffs auf Softwaresysteme und Konten und alles andere, was erforderlich ist, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag eine nahtlose Erfahrung macht. Vergessen Sie nicht, Werbematerialien, Firmengeschenke, Willkommensschilder oder Karten auf dem Schreibtisch des Mitarbeiters aufzustellen oder im Voraus ins Homeoffice zu schicken!
1. Tag
Konzentrieren Sie sich darauf, Ihr neues Teammitglied willkommen zu heißen und sicherzustellen, dass es weiß, wie es sich in seinem neuen Arbeitsbereich zurechtfindet (entweder virtuell oder vor Ort). Ermutigen Sie sie, sich vom ersten Tag an in der Organisation zu engagieren. Ihr erster Tag sollte die Möglichkeit beinhalten, ihren Buddy kennenzulernen und ein formelles Treffen mit ihrem Vorgesetzten zu haben, um ihren Onboarding-Plan zu überprüfen und die Rolle und Verantwortlichkeiten im Detail zu besprechen.
Orientieren Sie den neuen Mitarbeiter durch eine formelle oder informelle Orientierungserfahrung für neue Mitarbeiter an das Unternehmen und stellen Sie sicher, dass er weiß, wie er wichtige Informationen und Ressourcen findet, wie z. B. Informationen zu Sozialleistungen, den Verhaltenskodex, Kalender und andere Richtlinien. Wenn möglich, laden Sie den neuen Mitarbeiter zum Mittagessen ein, um ihm die Möglichkeit zu geben, Sie, seinen Buddy und/oder andere Teammitglieder kennenzulernen.
1. Woche
Nehmen Sie sich Zeit, um den neuen Mitarbeiter kennenzulernen, einschließlich seines Arbeitsstils, seiner Kommunikationspräferenzen, seiner Abneigungen und Motivationen. Helfen Sie ihnen, Sie und Ihren Führungsstil kennenzulernen und setzen Sie Erwartungen an die Zusammenarbeit der beiden. Stellen Sie sicher, dass die Lernziele klar definiert sind und dass der neue Mitarbeiter weiß, was in den ersten Monaten von ihm erwartet wird. Stimmen Sie sich darauf ab, wie der Fortschritt gemessen wird.
Neue Mitarbeiter sollten nicht nur lernen, wie sie ihre Arbeit ausführen können, sondern auch lernen, wo sie im Unternehmen im Vergleich zu anderen Jobfunktionen stehen und wie ihre Rolle mit der allgemeinen Geschäftsstrategie übereinstimmt.
Wenn ein neuer Mitarbeiter frühzeitig ein Verständnis dafür entwickelt, wie das Unternehmen funktioniert, kann er auch leichter mit dem Aufbau von Netzwerken beginnen. Und durch den Aufbau starker Netzwerke können sie erkennen, mit wem sie zusammenarbeiten müssen, um Dinge zu erledigen.
Die erste Woche der Beschäftigung ist auch eine gute Zeit, um neue Mitarbeiter in soziale Aktivitäten einzubinden. Behalten Sie aber bei der Planung die Persönlichkeit des Mitarbeiters im Auge.
Zum Beispiel können introvertiertere Menschen von Interaktionen mit großen Gruppen leichter überwältigt werden und in kleineren oder Einzelgesprächen aufblühen. Extrovertiertere Personen können jedoch von einer größeren gesellschaftlichen Zusammenkunft profitieren oder diese bevorzugen. Unabhängig vom Persönlichkeitstyp ist es unerlässlich, dass sich alle neuen Teammitglieder in ihrer ersten Arbeitswoche einbezogen fühlen. Ein qualitativ hochwertiges DEI-Programm kann dazu beitragen, dass neue Mitarbeiter die Chance auf einen guten Start im Unternehmen haben.
2. Woche und danach
Die zweite Woche und darüber hinaus sollte sich darauf konzentrieren, den Mitarbeiter auf den Erfolg in seiner Arbeit vorzubereiten. Nutzen Sie den von Ihnen erstellten Onboarding-Plan, um sie durch ihr Lernen zu führen. Denken Sie jedoch daran, flexibel zu bleiben und ihnen zu erlauben, in ihrem eigenen Tempo zu lernen. Bieten Sie Gelegenheiten, die Anwendung neuer Fähigkeiten in einem sicheren Raum zu üben (z. B. Üben von Fähigkeiten oder Rollenspielen), und geben Sie fortlaufend positives und entwicklungsförderndes Feedback. Helfen Sie ihnen, Fehler (sie sind unvermeidlich!) als Chance zum Lernen und Wachsen zu sehen.
Während die ersten Wochen im Job in der Regel mit der Aufnahme von Informationen verbracht werden, kann es eine gute Möglichkeit sein, dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sofort einen Beitrag zu leisten und einen Mehrwert zu schaffen, um Vertrauen aufzubauen und das Engagement zu steigern. Erwägen Sie, sie zu bitten, Nachforschungen anzustellen und Empfehlungen für ein Teamprojekt auszutauschen oder ihr Wissen, ihre bisherigen Erfahrungen und ihre neue Perspektive im Rahmen einer Organisations- oder Teaminitiative zu teilen. Erkennen Sie den Wert, den sie für das Team darstellen, auch wenn sie sich noch in ihrer neuen Rolle zurechtfinden.
Weitere Best Practices für das Onboarding im ersten Jahr
Es ist üblich, dass sich neue Mitarbeiter isoliert fühlen, insbesondere wenn sie in einer Remote- oder Hybridumgebung arbeiten. Sprechen Sie im ersten Jahr regelmäßig mit neuen Mitarbeitern, um zu verstehen, wie gut sie sich anpassen. Wenn Sie diese Check-ins von Anfang an festlegen, können Führungskräfte auf alle Bedenken des neuen Teammitglieds eingehen und sie kontinuierlich unterstützen. Der Kontakt sollte zunächst häufig erfolgen und kann angepasst werden, wenn sich der neue Mitarbeiter an seine Rolle gewöhnt hat.
Neue Mitarbeiter können auch aussagekräftiges Feedback zu Unternehmensinitiativen und -richtlinien geben. Sie bringen oft eine neue Perspektive auf die Geschäfts- und Unternehmenskultur mit und bringen möglicherweise eher potenzielle Kulturprobleme zur Sprache, weil sie keine politischen Bindungen aufgebaut haben, die diese Art von Offenheit oft verhindern. Holen Sie ihr Feedback zum Onboarding-Prozess ein und nutzen Sie dieses Feedback, um sich kontinuierlich zu verbessern.
Vergessen Sie nicht, Erfolge und Meilensteine im ersten Jahr zu feiern! Neue Mitarbeiter stehen oft vor einer steilen Lernkurve, die sowohl herausfordernd als auch frustrierend sein kann. Ihre harte Arbeit anzuerkennen und sie zu ermutigen, kann eine große Wirkung haben.
Die Bedeutung des Onboardings, wenn Mitarbeiter umziehen
Denken Sie daran, dass ein effektives Onboarding und die Anpassung an eine neue Rolle viele Male erfolgen kann, wenn Mitarbeiter befördert werden oder die Rolle wechseln. Stellen Sie Mitarbeitern, die die Rolle wechseln, ein überarbeitetes Onboarding-Programm zur Verfügung. Es ist nie gut, davon auszugehen, dass ein aktueller Mitarbeiter alles weiß, was er für eine neue Position braucht, nur weil er bereits für das Unternehmen arbeitet.
Die Bedeutung des Onboardings für die Mitarbeiterbindung
Ein qualitativ hochwertiges Onboarding-Erlebnis ist sowohl für brandneue Mitarbeiter als auch für Mitarbeiter, die die Rolle wechseln, von entscheidender Bedeutung. Ohne einen guten Onboarding-Plan wird es für Ihre neuen Mitarbeiter schwierig sein, schnell erfolgreich zu sein.
Aber ohne einen guten Onboarding-Plan werden es neue Mitarbeiter schwer haben, überhaupt erfolgreich zu sein. Und wenn die Mitarbeiter nicht mit ihrer Arbeit beschäftigt sind, ist es wahrscheinlicher, dass sie gehen. Wie wichtig es ist, Ihre Teammitglieder gut einzuarbeiten, ist entscheidend, um sie zu halten.
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Lauren Resk ist Lern- und Entwicklungsberaterin im Global People Services Team von DDI. Wenn sie nicht gerade das Wachstum und die Entwicklung der Führungskräfte und Mitarbeiter von DDI unterstützt, ist es wahrscheinlich, dass sie ein neues kreatives Unterfangen erforscht oder Zeit mit ihren beiden Hunden Maui und Bennett draußen verbringt.
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