Habe ich etwas Falsches gesagt oder passt niemand auf? Diese unangenehme Stille, die wir heutzutage in vielen unserer virtuellen Meetings hören, lässt uns wirklich fragen, welchen Wert Meetings überhaupt haben. Hat die Umstellung auf virtuelle Meetings zu effektiveren Meetings geführt, oder ist es heute schlimmer denn je?
Schlecht geführte Meetings sind sicherlich so alt wie Meetings selbst. Neu ist jedoch, dass wir jetzt auf eine Reihe von Forschungsergebnissen zurückgreifen können, um unsere Meetings effektiver und produktiver zu gestalten.
In meinem Buch "The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance" habe ich daran gearbeitet, diese Forschung auf eine sehr zugängliche, interessante und ich wage sogar unterhaltsame Weise darzulegen. Kurz gesagt, wir wissen jetzt, wie wir Meetings effektiver gestalten können. Und es ist an der Zeit, dass wir handeln!
Was die Forschung über Meetings sagt
Besprechungen nehmen immer mehr Zeit in Anspruch. Laut Analysen von Elise Keith, Mitbegründerin des Softwareunternehmens Lucid Meetings, gibt es in den USA täglich etwa 55 Millionen Meetings am Arbeitsplatz. Vergleichen Sie dies mit einem 1976 Harvard Business Review Artikel von Anthony Jay, in dem er schätzte, dass es pro Tag etwa 11 Millionen Meetings gibt. Unsere Zeit in Meetings ist in einem Zeitraum von etwa 40 Jahren um 500 Prozent gestiegen! Und diese Zahl hat sich seit 2020 Jahren noch viel verschlechtert: Der Microsoft Work Trend Index besagt, dass sich die Besprechungszeit seit dem Ausbruch der Pandemie mehr als verdoppelt hat.
Meetings sind teuer. Xerox schätzte die Kosten für Meetings in seinem Unternehmen mit 24.000 Mitarbeitern auf 100,4 Millionen US-Dollar pro Jahr. Andere Studien deuten darauf hin, dass 15 Prozent des Personalbudgets für Besprechungszeit ausgegeben werden. Elise Keiths Analysen haben die Kosten für Meetings in den USA auf 1,4 Billionen Dollar pro Jahr geschätzt.
Besprechungen können einen zu Unrecht schlechten Ruf haben. Es ist wenig überraschend, dass verschiedene Umfragen zeigen, dass ein großer Prozentsatz der Befragten Meetings als unproduktiv empfindet. Oder Zeitverschwendung. Oder eine Gelegenheit zum Multitasking. Aber es ist interessant, dass die meisten Menschen, wenn sie nach ihrem idealen Arbeitstag gefragt werden, Meetings in den Mix einbeziehen. Was kann man aus dieser gemischten Tüte mitnehmen? Ich denke, es ist so, dass die Leute zwar viel Raum für Verbesserungen in Meetings sehen, aber sie erkennen auch, dass sie letztendlich wertvoll sind.
Wie man effektivere Meetings abhält
Der beste Weg, um das anzugehen, was wir als Nachteil von Meetings ansehen, besteht nicht darin, sie vollständig loszuwerden. Schließlich sind Meetings ein unverzichtbares Forum für wichtige Aktivitäten wie Teamarbeit, Brainstorming, Konsensbildung und Kommunikation wichtiger Informationen. Aber es gibt viele Möglichkeiten, wie wir effektivere Meetings abhalten können. Hier sind einige evidenzbasierte Tipps:
Treffen Sie sich nicht eine Stunde lang, nur weil Outlook Ihnen das empfiehlt. Warum planen wir Besprechungen standardmäßig in Schritten von 30 Minuten oder 1 Stunden? Zum einen liegt es an unserem Planungstool: Microsoft Outlook. Die Standardeinstellung von Outlook erleichtert zwar das Planen von Besprechungen, führt aber auch zu einigen Problemen. Zum einen führt es oft dazu, dass wir Besprechungen planen, die länger dauern als nötig. Das wiederum führt dazu, dass wir die verbleibende Zeit mit Smalltalk oder, schlimmer noch, mit überdenkenden Entscheidungen füllen.
Ein weiteres Problem tritt auf, wenn Besprechungen hintereinander angesetzt werden (oder im Falle einiger vielbeschäftigter Personen hintereinander ...), so dass keine Zeit für Toilettenpausen, ein schnelles Mittagessen oder den Umzug von Besprechungsraum zu Besprechungsraum bleibt. Dies wiederum führt dazu, dass Besprechungen spät beginnen, die Teilnehmer zu spät kommen und viel Zeit verschwendet wird!
Sie müssen nicht zur vollen oder halben Stunde beginnen oder enden. Planen Sie ein 25- oder 48-minütiges Meeting – und bemühen Sie sich, früher zu beenden. Außerdem können Sie die Standardeinstellung in Outlook ändern, um geplante Besprechungen früher zu beenden.
Bestimmen Sie, wer wirklich da sein muss. Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass jeder im Raum aktiv teilnimmt und die Besprechung eine gute Zeitnutzung ist, halten Sie die Anzahl der Teilnehmer so klein wie nötig. Die Meeting-Literatur und meine Forschung haben ergeben, dass für die Lösung eines Problems oder das Treffen einer Entscheidung die Meeting-Größe auf sieben bis acht Personen oder weniger beschränkt werden sollte. Acht bis 12 Teilnehmer sind machbar, wenn die Führungskraft über hervorragende Moderationsfähigkeiten verfügt. Für die Ideenfindung, das Agenda-Setting und Huddles sind weniger als 15 Personen ideal.
Holen Sie mehr aus Meetings heraus, indem Sie sich mehr Gedanken über Tagesordnungen machen. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Tagesordnungen eine Notwendigkeit für ein erfolgreiches Meeting sind. Das sind sie nicht. Untersuchungen zeigen, dass eine Agenda allein nicht gleichbedeutend mit einem erfolgreicheren Meeting ist.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Agenden nicht wichtig sind. Sie sind. Erstellen Sie Tagesordnungen so, dass der Fokus auf das gelenkt wird, was während des Meetings erledigt werden muss. Ein Ansatz, den ich empfehle, besteht darin, die Tagesordnung als eine Liste von Fragen zu strukturieren, die während des Meetings beantwortet werden müssen. Das bringt sowohl Klarheit als auch Fokussierung in die Diskussion.
Nur weil Sie die Besprechung leiten, heißt das nicht, dass Sie die ganze Zeit reden sollten. Untersuchungen zeigen, dass Meetingleiter Meetings tendenziell als effektiver einstufen als Meeting-Teilnehmer. Dies steht im Einklang mit einem weiteren Ergebnis: Diejenigen, die in Besprechungen am meisten reden, neigen dazu, diese höher zu bewerten als andere im Raum (oder während des Anrufs). Schließlich ist es allzu oft der Meetingleiter, der die meisten Gespräche führt. (Tipp: Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie zu viel reden, wenn Sie eine Besprechung leiten, sind Sie es wahrscheinlich.)
Um auf die Notwendigkeit zurückzukommen, Meetings schlank zu halten, sollte jeder im Raum aus einem bestimmten Grund da sein. Ein wichtiger Teil der Rolle des Meetingleiters besteht darin, die Teilnahme zu fördern, Input einzuholen und Meinungen von denjenigen einzuholen, die sich nicht ohne weiteres zu Wort melden. Oft sind es die Zuschauer, die die besten Ideen oder Erkenntnisse haben. Und die Forschung hat gezeigt, dass das Bitten um Input von anderen, auch wenn später keiner gegeben wird, Gefühle der Unterstützung, Zustimmung und ein allgemeines Gefühl der Inklusion hervorruft.
"Meeting" muss nicht gleichbedeutend mit "Sitzen" sein. Für diejenigen von uns, die persönlich im Büro sind, könnte es eine große Erleichterung sein, für eine Weile aus (möglicherweise maskierten) Konferenzräumen herauszukommen. Walking Meetings können eine willkommene Abwechslung sein und bieten die Möglichkeit, das Büro zu verlassen.
Das Walking Meeting ist ein mobiles Meeting für zwei bis drei und vielleicht bis zu vier Personen. Viele Unternehmen machen sich diese andere Herangehensweise an Meetings zu eigen. Zum Beispiel sind Walking Meetings ein Grundnahrungsmittel bei LinkedIn, wo die Leute einen 20- bis 25-minütigen Rundweg in ihrem kalifornischen Hauptsitz umrunden. Nachdem Johnson & Johnson Walking Meetings eingeführt hatte, stellte ein Vizepräsident des Unternehmens fest, dass "die Mitarbeiter mehr Energie verspürten, sich besser konzentrierten und ein besseres Engagement verspürten".
Und wenn Sie zu Hause sind? Versuchen Sie, einen Spaziergang durch die Nachbarschaft zu machen oder sogar auf das Laufband zu springen. Solange Sie sich immer noch auf das Meeting konzentrieren, können Sie den Energiezuwachs erzielen, während Sie noch zusammenarbeiten.
Denken Sie daran: Diese Regeln gelten sowohl für persönliche als auch für virtuelle Meetings. Egal, ob Sie sich über einen Konferenztisch hinweg oder vor einer Videokamera anstarren, wir sollten nicht weniger Respekt vor der Zeit haben, die wir abseits der konzentrierten Arbeit verbringen. Sorgen Sie also dafür, dass die Zeit des Meetings zählt.
Bevor ich zum Schluss komme, möchte ich DDI ein großes Lob aussprechen. Ich hatte die absolute Ehre, mit ihnen zusammenzuarbeiten, um einen wirklich einzigartigen Kurs über Meetings zu entwickeln. Dieser Kurs " Meetings leiten: Zeit effektiv nutzen" ist kein typischer Meeting-Kurs. Es bietet Führungskräften wichtige Einblicke in die Wissenschaft von Meetings und praktische Techniken, um Intentionalität zu fördern, wirkungsvolle Agenden zu erstellen und die Zeit aller Beteiligten optimal zu nutzen.
Ich habe es auch sehr genossen, einen Podcast mit DDI zu machen. Schauen Sie sich meine Folge des Leadership 480-Podcasts an, um zu erfahren, wie Sie sich für effektivere Meetings engagieren können!
Erfahren Sie mehr über den DDI-Kurs "Leading Meetings: Use Time Effective ".
Dr. Steven Rogelberg, Organisationspsychologe, ist Kanzlerprofessor an der UNC Charlotte für herausragende nationale, internationale und interdisziplinäre Beiträge. Sein jüngstes Buch, The Surprising Science of Meetings , wurde von der Washington Post als "#1 Leadership Book to Watch for in 2019", vom Business Insider als "The Top 14 Books, everyone will be reading in 2019" und von SHRM als "Top 10 favorite new books" ausgezeichnet. Er und das Buch wurden auf CBS This Morning Freakonomics und BBC World vorgestellt. Bitte besuchen Sie Stevenrogelberg.com für weitere Informationen.
Themen, die in diesem Blog behandelt werden
